Vernon đã ngừng nâng cấp lên một trong những phiên bản Word mới nhất trong thời gian lâu nhất có thể, chủ yếu vì anh ấy rất hài lòng và làm việc hiệu quả với Word 2007. Anh ấy tự hỏi những gì mọi người coi là lý do tốt nhất để nâng cấp lên các phiên bản mới nhất chương trình, bao gồm Word 2019 và Word trong Office 365.

Đây rõ ràng là một câu hỏi khá “tải”. Tại sao? Bởi vì câu trả lời đơn giản là bạn không nên nâng cấp trừ khi bạn có lý do thuyết phục để làm như vậy. Đối với hầu hết mọi người, lý do thuyết phục nên dựa trên nhu cầu bên ngoài hơn là dựa trên các tính năng mới được cung cấp trong phần mềm. Ví dụ: thực tế là các phiên bản Word sau này sử dụng Khối xây dựng để mở rộng những gì đã từng được thực hiện với Văn bản tự động không phải là lý do để nâng cấp, vì đây là một tính năng mới. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc với một công ty hoặc khách hàng sử dụng các phần của tính năng đó (hoặc những người khác) không có sẵn trong phiên bản Word của bạn, thì bạn nên cân nhắc nâng cấp.

Tương tự, nếu bạn đang làm việc với người khác ở bất kỳ mức độ nào, bạn nên sử dụng bất kỳ phiên bản Word nào mà những người đó đang sử dụng. Vì vậy, nếu họ đang sử dụng một trong những phiên bản Word mới hơn, bạn nên cân nhắc nâng cấp. Tại sao? Bởi vì bạn sẽ có thể giao dịch các tệp với họ dễ dàng hơn và bạn sẽ có thể sử dụng các công cụ tương tự như họ. Ví dụ: một trong những đồng nghiệp của bạn phát triển một macro hoạt động tốt trong phiên bản Word 2019 của họ, thì bạn có cơ hội lớn hơn để sử dụng công cụ đó nếu bạn cũng đang sử dụng Word 2019.

Nếu bạn chọn tiếp tục sử dụng phiên bản Word cũ hơn, thì theo thời gian, bạn sẽ phát hiện ra rằng bạn ngày càng “đi sau đường cong”. (Tôi biết những người, vào cuối năm 2018, vẫn đang sử dụng Word 2000, theo lựa chọn!)

Khi nhiều khách hàng và đồng nghiệp nâng cấp hơn, khi cuối cùng bạn quyết định tham gia, bạn sẽ cố gắng tìm ra cách sử dụng phần mềm vào thời điểm mà họ đã cảm thấy thoải mái với nó. Tuy nhiên, nếu bạn nâng cấp trước khi họ thực hiện, bạn sẽ đi trước đường cong và có thể dẫn đầu hơn là theo sau.

Ngoài ra, mọi người thường không chỉ nâng cấp một chương trình, chẳng hạn như Word.

Thay vào đó, họ nâng cấp toàn bộ bộ Office. Vì vậy, bạn cũng sẽ muốn xem xét trong quyết định nâng cấp của mình, các thành viên khác của bộ phần mềm và cách họ có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn.

Hiểu rằng nếu bạn chọn nâng cấp, sẽ có một số khó khăn liên quan:

Đường cong học tập. * Đường cong học tập cho giao diện ribbon khá dốc nếu bạn cảm thấy thoải mái với giao diện menu cũ đến mức nó là bản chất thứ hai. Có một số điểm sáng (giống như nhiều phím tắt cũ sử dụng các tùy chọn menu cũng sẽ hoạt động trong giao diện ruy-băng), nhưng có nhiều điểm kém sáng hơn. Điều này có nghĩa là ban đầu năng suất của bạn sẽ bị ảnh hưởng; Không có cách nào xung quanh nó.

Tùy chỉnh. * Nếu bạn triển khai các tùy chỉnh mở rộng trong Word (đối với các công cụ, chức năng, QAT, dải băng, v.v.), những tùy chỉnh đó rất có thể bị ảnh hưởng bởi quá trình nâng cấp của bạn. Và, nếu bạn đang nâng cấp từ phiên bản Word rất cũ (phiên bản trước Word 2007, giống như người quen của tôi mà tôi đã đề cập trước đó), các tùy chỉnh của bạn sẽ bị loại bỏ khi chuyển sang giao diện ribbon. Bạn có thể xây dựng lại chúng (từ đầu), nhưng bạn không thể — chỉ có thử nghiệm mới cho biết.

Macro. * Nếu bạn đã phát triển và sử dụng rất nhiều macro để trợ giúp cách bạn làm việc, bạn sẽ muốn kiểm tra xem những macro đó có hoạt động với các phiên bản Word mới hơn hay không. Họ có thể, nhưng họ có thể không. Một lần nữa, chỉ có thử nghiệm và sai sót sẽ tiết lộ nếu có vấn đề.

Ba điều này không được đề cập ở đây như những lý do không nên nâng cấp, nhưng là những điều cần lưu ý khi bạn nâng cấp. Sự thật phũ phàng là Microsoft sẽ không đi lùi — họ tiếp tục thêm các tính năng mới vào chương trình của mình khi họ đi theo con đường mà họ cho là tốt nhất. Phản kháng trước sự thay đổi có thể là một điểm đáng tự hào, nhưng (để diễn giải một dòng truyền hình nổi tiếng) sự phản kháng cuối cùng cũng vô ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5942) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.