Word thiết lập mối quan hệ rất chặt chẽ giữa tài liệu và mẫu. Khi một tài liệu được tạo, nó luôn dựa trên một mẫu.

Ngoài ra, bạn có thể đính kèm mẫu vào tài liệu cụ thể để thay đổi kiểu và các tính năng khác có sẵn cho tài liệu đó.

Khi bạn mở một tài liệu trong Word, thì chương trình sẽ mở mẫu đính kèm với tài liệu đó. Điều này có nghĩa là Word có quyền truy cập ngay lập tức vào thông tin trong mẫu, nhưng nó cũng có thể gây ra sự cố trong môi trường mạng. Không có gì lạ khi các mẫu được nhiều công nhân cần được lưu trữ trên ổ đĩa mạng. Bằng cách đó, người dùng có thể truy cập mẫu qua mạng.

Tất nhiên, vì Word sẽ mở mẫu khi một tài liệu sử dụng mẫu đó được mở, điều đó có nghĩa là cùng một mẫu có thể được mở — tự động — bởi nhiều người dùng khác nhau cùng một lúc. Điều này không gây ra sự cố thực sự cho Word, nhưng nó có thể gây ra sự cố nếu bạn chịu trách nhiệm quản lý các bản cập nhật cho các mẫu của công ty. Bạn không thể mở và thay đổi mẫu nếu người khác có tài liệu đang mở sử dụng mẫu đó đang sử dụng. Để làm gì?

Đây là một vấn đề phổ biến, và tập trung vào vấn đề quản lý nhiều hơn là vấn đề công nghệ. Không có cách nào để quản trị viên (người chịu trách nhiệm về các mẫu) buộc “ngắt kết nối” giữa tài liệu và mẫu. Điều này có nghĩa là chỉ có hai cách bạn có thể làm việc trên các mẫu bạn cần thay đổi.

Đầu tiên, bạn có thể yêu cầu mọi người đóng tài liệu của họ và thoát ra khỏi Word trong khi cập nhật. Tùy thuộc vào quy mô bộ phận của bạn, điều này có thể khả thi. Tuy nhiên, nếu bạn có hàng trăm người dùng, cách tiếp cận này trở nên kém khả thi hơn — đặc biệt nếu ai đó có thể rời khỏi bàn làm việc của họ với tài liệu vẫn đang mở trên hệ thống của họ. (Bạn cần phải đi đến bàn của họ và tự đóng tài liệu theo cách thủ công.)

Giải pháp khả thi thứ hai là giữ các bản sao của các mẫu.

Các bản sao này có thể nằm trên ổ đĩa cục bộ hoặc trên ổ đĩa mạng mà chỉ bạn mới có quyền truy cập. Các bản sao phải có tên khác với các mẫu được chia sẻ. Ví dụ: nếu bạn có một mẫu dùng chung được gọi là BusLtr.dotm, bạn có thể có bản sao là MasterBusLtr.dotm.

Các mẫu trùng lặp có nghĩa là bạn có thể tải và sửa đổi các bản sao, sau đó sao chép mẫu đã sửa đổi lên trên cùng của mẫu được chia sẻ tại một thời điểm khi nó không được sử dụng. Ví dụ: bạn có thể đến vào sáng sớm, trước khi máy tính được sử dụng và sao chép mẫu trùng lặp vào thư mục được chia sẻ (sử dụng tên mẫu được chia sẻ) để những người khác có thể sử dụng mẫu khi họ bắt đầu đến văn phòng.

Có một hướng dẫn quản lý khác phải song hành với các quy trình được mô tả ở trên: Bạn nên đảm bảo rằng các mẫu được chia sẻ của mình — các mẫu trên ổ đĩa mạng — nằm trong một thư mục chỉ đọc. Bằng cách này, người dùng mạng của bạn không thể thực hiện các thay đổi, vô tình hay có chủ đích, đối với các mẫu. Là quản trị viên của các mẫu, bạn nên có khả năng ghi vào thư mục, nhưng những người khác thì không.

Bằng cách đó, khi bạn cập nhật các bản sao của mẫu, bạn có thể chuyển chúng vào thư mục chỉ đọc, được chia sẻ như đã được mô tả.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8216) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: