Derek đang thực hiện phối thư trong Excel, nhưng một số giá trị được nhập không chính xác. Ví dụ: một giá trị xuất hiện dưới dạng 5.2 trong Excel có thể được nhập vào Word, trong quá trình hợp nhất, dưới dạng 5.20000000002.

Derek đang tự hỏi tại sao điều này xảy ra.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng giá trị trong Excel nhiều khả năng là 5.20000000002, nhưng được làm tròn hoặc được định dạng trong trang tính để chỉ 5.2 được hiển thị.

Việc hợp nhất dữ liệu thực tế từ sổ làm việc Excel được thực hiện bằng công nghệ gọi là OLEDB. Công nghệ này bỏ qua định dạng của bất kỳ thứ gì được hợp nhất. Do đó, bạn nhận được số đầy đủ thay vì số được làm tròn hoặc định dạng.

Có ba giải pháp khả thi cho vấn đề này. Đầu tiên phải làm với việc thay đổi dữ liệu trong trang tính Excel của bạn. Cách tiếp cận này sẽ chỉ hoạt động nếu các giá trị được hợp nhất từ ​​Excel, trên thực tế, là các giá trị chứ không phải kết quả công thức. Trong trường hợp đó, chỉ cần đảm bảo rằng giá trị ngắn hơn (5.2) nằm trong ô thay vì giá trị dài hơn (5.20000000002).

Giải pháp khả thi thứ hai là cố gắng thuyết phục Word sử dụng DDE để truyền dữ liệu từ Excel chứ không phải OLEDB. Bạn thực hiện theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và Word 2013, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Cuộn xuống cho đến khi bạn nhìn thấy phần Chung. (Xem Hình 1.)

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Xác nhận Chuyển đổi Định dạng Tệp Khi Mở được chọn.

  5. Bấm OK.

Bây giờ, thực hiện hợp nhất của bạn như bình thường. Khi Word mở tệp Excel, nó sẽ nhắc bạn về cách bạn muốn thiết lập kết nối. Bạn nên chọn DDE làm phương thức kết nối; điều này đảm bảo rằng định dạng được chuyển từ trang tính Excel cùng với các số.

Giải pháp cuối cùng là sửa đổi trường hợp nhất được sử dụng để chuyển giá trị sang tài liệu Word. Giải pháp này hoạt động hiệu quả nếu các giá trị được hợp nhất trong một trường cụ thể đều tuân theo cùng một mẫu chung.

Ví dụ, giả sử rằng trường hợp nhất thường xuất hiện như sau:

{MergeField MyValue}

Nếu bạn muốn trường luôn hiển thị giá trị đã hợp nhất với một chữ số duy nhất ở bên phải dấu thập phân, bạn có thể thay đổi trường để nó xuất hiện như sau:

{MergeField MyValue \# ""0.x""}

Dấu ngoặc nhọn đại diện cho trường hợp nhất dấu ngoặc nhọn; chúng không được đánh máy.

Bạn có thể hiển thị trường hợp nhất hiện tại của mình bằng cách chọn nó và nhấn Alt + F9. Sau đó, bạn có thể thêm công tắc thích hợp. Bạn có thể tìm thêm thông tin về cách định dạng bằng công tắc hình ảnh tại trang Web này:

http://www.gmayor.com/formatting_word_fields.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9632) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.

Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: