很多时候您可能需要在同一列数据中同时拥有小计和总计。最简单的解决方案是将小计和总计放在不同的列中(就像会计经常这样做),但这对于手头的数据并不总是可行的。在这些情况下,可以使用三种不同的方法。

第一种方法是根据需要放置各种小计。然后,当需要放置总计时,只需使用修改后的SUM公式即可。例如,如果要获取范围F10:F32的总计,并且该列中散布着小计,则可以使用以下公式计算总计:

=SUM(F10:F32)/2

之所以可行,是因为小计的累加只会使列的实际值加倍。第二种方法是使用可通过工具栏访问的Excel熟悉的AutoSum功能。在列中正常插入小计。准备添加总计时,请选择要总计的所有单元格,以及将显示总计的单元格。因此,如果您希望范围B3:B20的总数(包括一些小计),并且希望总数出现在B21中,请选择单元格B3至B21。然后单击“自动求和”工具。 Excel在单元格B21中插入的​​总数是该列中所有小计的总和。

如果您使用定义明确的数据表(标题,多个列等),则可能还需要使用Excel的内置小计功能。如果您需要基于特定列值的更改的小计,则此方法特别有用。例如,您可能有一个表,该表在一列中列出产品,在另一列中列出数量,在另一列中列出值。您可以按照以下步骤为此表插入小计和总计:

。按产品列中的值对表进行排序。

。从数据菜单中选择小计。 Excel将显示“小计”对话框。 (请参见图1。)

。确保“每次更改时”下拉列表设置为“产品”。

(这表明Excel将在何处插入小计。)

。使用功能下拉列表应设置为总和。

。使用“将小计添加到”框中的列表,选择应将小计添加到的列。

。确保选中“数据下方的摘要”复选框。 (这将插入您需要的总数。)

。单击确定。

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本技巧(2749)适用于Microsoft Excel 97、2000、2002和2003。可以在以下功能区中为Excel的功能区界面(Excel 2007及更高版本)找到本技巧的版本: