Kristine将Excel工作簿通过电子邮件发送给具有不同计算机，某些Mac和某些Windows以及不同电子邮件系统（Gmail，Hotmail，Yahoo，AOL等）的多个用户。每当她发送工作簿时，总会有人无法像发送它一样打印它，因此她想知道哪种格式最适合用于工作簿，以确保能够有最多的人访问它。

为了弄清楚什么是最佳格式，您需要找出收件人正在使用的Excel版本。获得这些信息后，应使用“最小公分母”

方法-选择最旧的Excel版本。如果最早的版本是Excel 2007，则可以使用XLSX文件，但是如果某人使用的是Excel 2003或更早版本，则需要使用XLS格式。

当然，您需要在工作簿中的数据和公式的性质与这种方法之间取得平衡。如果您使用依赖于更高版本的Excel中引入的工作表函数的公式，那么使用XLS格式将无济于事。如果您的工作簿是这种情况，唯一的解决方案是让您的用户升级到较新版本的Excel或重做您的工作簿的公式以不使用较新的功能。

如果用户真的不需要使用工作簿（他们不需要输入或更改数据），而他们所需要做的只是打印出工作簿，那么那就不一样了。在这种情况下，不仅需要担心的是Excel版本，而且还需要担心Windows的版本，打印机驱动程序以及所使用的打印机。 Excel可以根据这些因素中的任何一个来修改其打印方式，这意味着基于这些组件，工作表在一个系统上的打印方式可能不同于在另一个系统上的打印方式。

话虽如此，如果用户只需要打印，则应考虑完全不发送Excel工作簿。而是在系统上创建工作簿的PDF文件，然后将其发送出去。与打印原始工作簿相比，在打印PDF时，来自不同系统的打印输出匹配的可能性更大。

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本技巧（10159）适用于Microsoft Excel 2007、2010、2013、2016、2019和Office 365中的Excel。