如果您习惯于纸面文件归档，则可能会发现切换到计算机文件归档有些困难。首先要熟悉的事实是您不再能够物理处理通信。没有实物文件，也没有文件柜！一旦您习惯了以电子方式进行操作，就不再需要重新进行物理存档了。

从哪里开始。*为了防止在计算机上的许多不同位置创建文件夹，Windows提供了“我的文档”或仅“文档”作为其用户的文件柜。桌面上或开始菜单中的快捷方式可立即访问您的所有文件夹和文件。

命名文件夹。*在创建新文件夹之前，请进行思考和计划。列出所有主要主题，例如培训，会议，项目，人员。尽可能具体和描述性。当您不在办公室并且其他人需要访问这些文件时，他们不想花几个小时弄清楚您所有聪明的代码的含义。

将个人文件与业务分开。*切勿将个人文件夹与业务文件混在一起。将个人和企业文件夹分开。不要将机密个人信息存储在公司的计算机上。如果您必须在个人文件夹中做某事，请将其放在记忆棒上，并尽快将文件复制到个人计算机。

主题和级别可以提供帮助。*下一个级别将是每个文件夹的主题。您的“培训”文件夹应包含公司提供的不同培训课程以及每个课程的预定日期。文件夹容纳50个以上的文件夹后，就该将其分成较小的部分了。人们太懒惰而无法向下滚动，当他们没有立即在屏幕上看到文件时，便会认为该文件不存在。

别忘了备份您的系统。*硬盘损坏，所有重要的重要工作都消失了！对于任何计算机用户，定期备份都是最高优先级。不要备份到正在使用的同一磁盘上，要定期备份到CD或DVD。大公司的IT部门会自动安排时间来备份系统。建议您也进行定期备份，以确保不会丢失重要数据。将备份存放在安全的地方，而不是放在书桌的抽屉中或手提包中。由于所有文件夹都保存在一个位置，因此备份很容易，因为您只需要指定Documents文件夹及其子文件夹即可。

跟上您的系统。*除非您坚持不懈，否则世界上最好的归档系统将毫无用处。立即将文件保存在正确的文件夹中，以避免造成很多麻烦，以免弄清楚应将哪些文件归档。时间就是金钱，时间是宝贵的。