数字归档类似于硬拷贝归档，两者都需要实际的，广为人知的定期关注。就像文件柜图纸可能变得杂乱无章，找不到浪费的空间一样，计算机上的文件系统也会变得更糟。以下各段将帮助您将硬盘组织在整洁，实用且易于使用的存储单元中。首先，熟悉您当前使用的归档系统。如果为文件和文件夹提供非描述性的名称，则必须牢记所称的特定文件以及在哪个文件夹中归档该文件。无论您使用数字还是字母归档系统，清晰的文件名都是必不可少的。

以下是一些建议，可以帮助您建立一个逻辑，易于理解，易于管理并因此节省时间的系统：

创建逻辑结构。*您的“文档”或“我的文档”

文件夹，是大多数Windows程序创建您的个人文件的位置。我们建议您首先在纸上为您的个人或业务需求映射结构。确定必要的类别和子类别。 Windows 7自动为“文档”文件夹中的文件和文件夹建立索引。

如果您在硬盘上其他位置创建文件夹，请记住也要让Windows为它们编制索引。这样可以轻松在几秒钟内找到任何文档或文件夹。

命名文件或文件夹。*文件和文件夹应根据主题命名，例如“新客户”，“销售人员”，“新订单”等。这将使您以后可以轻松找到所需或需要的特定文件夹或文件。

备份文件夹。*建议不要将文件夹备份到硬盘驱动器，因为磁盘可能已损坏并且所有备份都将丢失。

将备份存储到存储棒中也不是一个好主意，因为当您将其放在袋子中携带时，存储棒很容易丢失或损坏。备份应存储在CD-Rom或DVD磁盘上，并锁定在安全的地方。没有理由将备份磁盘放在办公桌上或未锁定的架子上。

总之，如果您想创建一个可行且易于使用的数字文件系统，请遵循Windows 7的逻辑结构。利用Windows 7库系统为所有文件建立索引，以便于访问，并确保您拥有文件夹和文件逻辑命名。永远不要忘记备份所有文档，文件和文件夹，这样即使计算机出现问题，您仍然可以访问文件。

享受您的数字归档系统。