如果您正在寻找一种降低材料成本并在办公室内提高效率的方法，那么电子归档系统是开始这样做的好方法。但是，为了充分利用电子归档系统，您需要注意一些指导原则。在查看这些准则时，请记住，它们实际上只是准则，因此应进行修改以适合您所面临的独特需求。

谁使用电子归档？电子归档在许多不同的企业和政府中都很流行。例如，许多政府允许所得税纳税人在线提交信息，因为这样既节省时间又节省成本。律师可以在线访问案件数据库，法律修订和变更，以及同一公司在不同城市的办事处之间的通信。在同一建筑物或不同分支机构中设有办公室的大型企业可以访问网络上的共享文件。

图书馆员发现电子归档更加准确，因为他们可以控制出色的书籍和图书馆的新增内容。共享信息的员工可以节省时间，因为用户不再需要搜索许多不相关的纸质文档，而这些文档需要实际返回到货架和文件柜。

如何创建电子文件柜

。购买优质的扫描仪，使您能够将物理文档转换为电子文件。

。收集所有收据和其他应放在文件柜中的物品。将这些项目分成堆，以便您知道需要扫描哪些项目并将其保存在电子归档系统中。想一想在分离文档时如何物理地创建归档系统。

当您创建归档系统时，这将节省时间和挫败感。

。 3.确定要使用的系统类型。您的文件是按字母顺序还是数字顺序。请记住，一致性对于归档系统要易于用户使用和易于维护至关重要。

。用逻辑名称创建一个新文件夹。如果不知道其内容，则作为文件名的代码可能会造成混乱。

。 5.以相同方式创建子文件夹。逻辑构建的归档系统可以节省时间和精力。

。 6.定期备份对于防止信息丢失至关重要。为此，请购买一个外部硬盘，并将其存储在防火保险箱中。

应特别注意防止计算机故障和未授权访问的安全性。在企业的不同部门访问文件的地方，应注意分配有关人事记录，财务报表和报告以及其他机密信息的访问权限。