无论您是高管，高管的助手，还是普通的乔，电子邮件都是生活中不可或缺的事实。随着我们每天收到越来越多的电子邮件，并且依靠电子邮件能够在我们的工作中正常工作，拥有某种类型的归档系统已成为一种必要。就像任何纸质归档系统一样，电子邮件归档在很大程度上取决于个人喜好。这里有一些想法，可以帮助您解决收件箱混乱的问题。

在电子邮件程序中：

在您的电子邮件程序（无论是Microsoft Outlook还是其他应用程序）中，您需要在“存档文件夹”部分中启动。找到该部分后，为要保存的项目创建一个特定的文件。用发件人的名称标记该文件，或者如果您将收到大量有关特定主题的电子邮件，请用该主题的名称标记文件。完成电子邮件处理后，只需将其保存到该存档文件中即可。对文件进行排序并找到它非常容易。您甚至可以使用搜索工具来查找特定的短语等等。

使用这种方法，即使每个文件中有数百封不同的电子邮件，您仍然可以在短时间内找到所需的任何内容。如果您碰巧在律师事务所工作，此层次结构的示例可能看起来像这样（从最广泛的到具体的）：

离婚令—2012年，内森詹姆斯—离婚Acme炉开具恒温器发票*内森詹姆斯

在“我的文档”部分：

您可以在计算机的“我的文档”部分中完成与在电子邮件系统中相同的操作。您真正需要做的就是使用主文件保存相关信息，然后在其中命名文件夹以便于识别。从最广泛到最具体的示例如下：

2012年—向Acme炉公司开票*新型恒温器

或像这样：

2012年离婚令弥敦道詹姆斯（Nathan）-电路法院*离婚令-Nathan_诉_Jones

通过使用这些方法，您实际上将把计算机和电子邮件系统用作文件柜，从而使信息检索变得异常容易。不过请记住，按主题对电子邮件进行排序比较容易，因此，一旦开始，请继续进行直到完成为止。

停止并稍后再返回，只会使您日后查找所需信息变得更加困难和困惑。