您碰巧有一个正在成长的业务，需要一些广泛的归档帮助吗？也许您的兴趣爱好超出了您的期望，并且需要一些帮助才能再次组织起来。无论您有什么需求或目的，选择正确的归档软件都可以极大地帮助您。但是，在您外出购买所遇到的第一种软件之前，需要牢记一些注意事项。

您对归档软件有什么期望？*大多数人，当他们第一次听到“归档软件”一词​​时，往往会想到大型图书馆或大型在线法律服务之一所使用的东西。

尽管确实每个工具实际上都是一种归档软件，但是不仅仅可以使用这些工具。请记住，您的业务实际上将决定最终选择哪种软件。此外，请注意，尽管归档软件可以是一个功能强大的工具，但它仍然仅仅是一个工具。它不能独自完成所有工作，并且需要您做一些工作和维护才能使其继续进行。

它应该是直观且易于使用的。*用户友好的程序通常可以在快速填充数据时确保更准确的结果。

该软件也应该具有某种直观的感觉，因此即使是最少的使用，也不需要大量的培训。

您选择的软件还应该与簿记员使用的程序兼容。*可以通过电子方式与簿记员收发文件。与簿记员投资兼容或相同的财务软件，可以节省时间和金钱，因为不需要将数据重新输入到他的软件程序中。数据可以在CD上显示，或者如果您在同一网络系统上，则可以文件传输。记忆棒不够安全，因为它在运输过程中比CD容易损坏。

理想情况下，归档软件也应该是通用的。*这意味着它应该能够处理发票，对帐单，收据和交货单。来自纸张的信息应该输入或扫描到系统中，理想情况下，软件应该能够同时做到。

请记住，尽管通常，扫描信息的准确性将取决于物理文档的质量。

如您所见，在考虑使用哪种归档软件时，有很多事情要考虑。但是，请记住，这些只是指导原则，您只需要真正记住一条实际规则。该规则是：“如果可行，请使用它。”具有良好工作记录的系统正是您想要的系统，并且从长远来看，它将对您最有利。