无论您是在办公室，学校还是家庭，都需要在生活中的某个时刻归档文件，对帐单，账目和其他物品。通常，这项技能每天会出现几次。因此，确实无法强调寻找可行的归档解决方案的重要性。实际上，针对任何给定的问题提出几种不同的归档解决方案总是一个好主意。

这样，您便拥有了在工作场所成长和扩展以及在家庭中找到更多空间所需的灵活性。

如果您发现自己对归档系统不熟悉，这里列出了最常见的类型，并简要说明了它们的使用方式。

字母*。用于电话簿的相同系统。如果您的文件数据库很大，则需要允许该程序进行排序，因为如果需要按照名称，生日，职业等不同的标准来组织程序，那么它将变得很繁琐。

数值归档。*加快查找文件的速度。但是请注意，如果您没有正确的文件编号，则可能需要更多时间才能找到根据第二个条件存储的文件。从好的方面来说，它可以确保一定程度的机密性，因为打开文件后您只能看到记录所有者的姓名。

地理。*根据国家，城市，邮政编码等对文件进行排序。这是旅行社的理想选择。

主题。*这取决于您拥有多少个主题和子主题。

如果您不完全了解业务的不同部门和子部门，那么太多的主题可能需要更长的时间才能找到。这是一个很难创建和维护的系统，因为如果要快速查找文件，主题必须是描述性的。

时间顺序*。按日期排序，非常适合报表，订单和交货检查等。不建议用于客户文件。

颜色编码*。流行的是立即识别文件组，红色代表高优先级，绿色代表普通客户，蓝色代表待处理文件，等等。如果使用的是这种特殊的归档解决方案，请确保使用正确的打印机。这样做的原因很简单，因为彩色印刷通常相当昂贵。通过明智地使用几种颜色，可以节省金钱和打印机墨水。请记住，尽管喷墨打印机更便宜，但它们的墨水量更大（从长远来看，它们更昂贵）。相反，激光打印机的前期成本更高，但所需墨水更少，因此使用寿命更长。