即使有各种各样的记录，并且它们可以有多种不同的格式，但仍将有一些通用规则适用于每个记录。因此，在开始组织记录之前，请务必花一些时间来确定最能满足您需求的归档系统，这一点很重要。这里是一些有关可以选择的不同类型归档系统的简短描述，以及每个文件系统的快速定义。

字母*。通过字母组织名称或主题。

字母数字*。以字母顺序和数字顺序存储文件。

根据主题进行归档。*这些仅用于少量文件。许多主题很快就构成了问题，因为查找文件将需要索引系统。

地理系统。*您可以将国家/地区用作顶层文件夹，将城镇用作第一个子类别，将酒店用作层次结构中的第三组。

数值分类。*使用数字排列文件。直数字系统按顺序连续编号文件。尽管直接的数字归档系统易于使用和扩展，但由于用户将需要知道他们希望检索的文件的精确编号，因此可能会引起问题。

年表系统。*按日期排列文件。信件通常使用时间顺序系统进行安排。例如，名为“ nancy20100522”的文件给出了该人的名字和通信日期。这样的文件可以归档在名为client_payments的子文件夹中。

但是，如何确定适合您办公室的系统呢？为了确定哪个系统适合办公室的记录，必须回答四个问题。下面列出了这些问题，以及对该问题的简要说明。每个问题的答案将取决于您。

如何使用或检索记录？*记录的类型和常用的检索方法可以确定归档系统。

您有多少条记录？*如果记录有限，通常可以使用字母归档系统。大量记录通常需要数字或字母数字系统。

办事处或代理商有多大？*大型代理商，尤其是拥有多个分支机构的代理商，可以使用字母数字中央归档系统来确保整个机构的一致归档实践。

较大的机构有更多的人归档和检索记录，这意味着必须有一个逻辑且恒定的系统才能快速轻松地进行检索。

谁使用记录？*在选择归档系统时，必须考虑人员归档和检索记录的需求。与此要求一起，必须对文件进行逻辑命名以避免混淆。