通常，人们认为组织纸质文件是一项令人恐惧的任务。毕竟，谁真的想被无聊的旧文件整理一下，而这些文件您真的不再需要了。就是说，直到他们需要找到Junior的出生证明的那一天，他们都不记得上次看到它的地方。好吧，不要花时间直到最后一分钟，因为您无法立即找到要查找的内容而感到压力和恐慌，请花一些时间来整理纸质文件。您会发现这非常容易。

留出时间。*组织纸质文件将需要一些时间。实际上，这通常会花费很多时间。为确保您第一次就正确地完成工作，并且不损失任何东西，请确保每个周末甚至整个周末都花几个小时，除了组织工作之外，您什么都不会做。这样，您将不再需要停止正在做的事情并放松工作，而不必忘记把结婚证放在哪里。

获取适当的耗材。*组织纸质文件的关键要素之一是实际拥有适当的耗材。在这种情况下，这通常意味着文件夹，订书钉，回形针，标签以及诸如文件柜之类的存储设备。纸质文件的数字化复制正日益变得越来越流行，即使只是为了易于访问和调整大小也是如此。如果您正在考虑这样做，则还需要一台计算机和一台扫描仪。

创建一个系统。*组织纸质文件意味着您需要创建一个归档系统。尽管每个人都希望自己的系统可以被其他任何人使用，但实际上只有一个人真正需要知道如何使用它，那就是您。只要您决定使用哪种系统，只要知道如何使用它，就可以正常工作。一种想法是创建一个较大的“主题”文件夹，并在其中包含较小的“子主题”文件夹。例如，您可以在存储柜中创建一个文件夹或架子，上面写着“财务信息”，还可以创建一个较小的文件夹，这些文件夹会被家庭中的人分解，甚至逐年和逐月地分解。

维护系统。*整理完所有信息并实施您开发的系统后，您需要对其进行维护。如果没有适当的维护，您将有丢失纸质文件的风险，并且至少有需要重新组织的混乱局面。通过随身携带的工作来节省您的长期麻烦。