整理收据不仅是了解办公室财务的重要工具，而且对于一般的所有财务工作也是重要的工具。毕竟，有什么更好的方法可以知道您的钱去了哪里？但是，如果您不花时间真正坐下来整理收据，那么您在财务上和身体上都会一团糟。为了从收据中获得最好的效果，您应该以两种不同的方式开始整理收据。第一种方法是建立一个物理文件系统。第二种是通过使用电子系统。这两个系统在这里详细介绍。

纸系统。

通过建立悬挂式文件系统开始整理收据。获取三个挂起的文件夹，并将它们标记为“当前月”，“上个月”和“档案”。在每个大文件夹的旁边，放置一些较小的文件夹，您可以根据类别对其进行标记。例如，您可以拥有食品，天然气，住房，娱乐等主题。到家后，请将每张收据放入相应的文件中。当您将收据中的数据输入电子系统时，请在其上打上一个小勾号，以免引起混淆。

通常每个月至少一次，通常在您开始计划下个月的预算时，将收据中的数据输入到您的电子系统中。

一旦您平衡了支票簿并计划了下个月的预算，只需将“当前月份”文件夹移动到：“上个月”位置，然后就可以将上一个“上个月”文件夹放入存档中。保留“存档”文件夹，并使用它们来帮助您纳税。如果您对任何费用有任何疑问，可以参考实际收据并获得一些说明。

电子系统。

诸如_Excel_和_Quicken_的计算机程序是用于电子收据组织系统的绝妙事物。通常，您将需要以一种可以跟踪支出和收据的方式来设置电子系统。例如，您应该将费用分成三个部分，并为收入创建另一个部分。三个费用部分应设置为固定，可变和半可变的标题。

在这三个部分中，您应该输入与每个类别有关的信息。例如，您可以在固定部分中输入抵押付款和汽车付款；食品和天然气成本将进入“可变”部分； “电话费”和“电费”之类的项目可能会逐月更改（尽管通常不多），这些项目将进入“半变量”部分。这样一来，您便可以快速轻松地确定每月支付的平均金额，并制定出快速的预算。将这些数字与您输入到收入文件夹中的数字进行比较，就可以毫无疑问地确定自己的财务状况。