您是否注意到有些人对组织会议有多大压力？由于某些原因，当许多人听到他们要主持即将举行的会议时，很快就会出现恐慌。组织会议并不需要那么困难，也不必像大多数人所想到的那样引起恐慌。如果您发现自己要负责即将举行的会议，而不必慌张，请使用以下准则来确保以正确的方式组织会议。当您阅读指南时，您会发现其中的绝大多数实际上只是常识。

谁需要在那里？列出所有需要参加会议的人员以及他们可能拥有的任何助手。在开会之前几周（如果可能）开始制作此列表。这将使您有足够的时间来确保需要参加会议的每个人都可以参加会议，并且在关键人物不能出席的情况下允许您重新安排会议的时间。会议将讨论什么？当您开会时，通常需要某种理由。确定会议的主要主题是什么，以及每个人将为会议做出什么贡献。任何将为会议做贡献的人都需要尽快了解他们的职责，以便他们做好准备。会议什么时候举行？选择几个星期的日期，然后选择该日期作为您的暂定会议时间。这将使您有足够的时间与所涉及的每个人联系，并让他们清除日程安排。如果主要人员当时无法出席，这也使您可以选择其他时间开会。会议将在哪里举行？在查看您将要开会的地方时，请确定一个对所有人都可以接受的地方。选择一个位置，该位置将具有您在会议中寻找的资源，房间和氛围，然后将其保留为会议时间。与所有人（和他们的助手）确认。解决所有其他主要因素后，请与所有人确认他们将参加。不仅要与参加会议的主要人员确认，还要与他们的助手确认。 **

这将起到安全冗余的作用，并限制了通信错误的可能性。