准备电子邮件以便于组织，尽管它可能并不能完全帮助您提交电子邮件，但会帮助其他人。出乎意料的是，准备电子邮件是相对简单的事情。为了使电子邮件尽可能井井有条，您需要做的就是确保您知道准则是什么，并在准备电子邮件时花点时间。一段时间之后，您甚至都不会注意到多余的时间，因为到那时为止，整个过程已经成为第二天性，并且您会发现编写有效的电子邮件比以前快得多。实际上，您会发现这些准则不仅可以帮助您准备电子邮件以简化组织，而且还可以帮助您更有效地编写。

主题很重要。*电子邮件通常是最容易被忽略的部分之一。信不信由你，这一行可以说是电子邮件中最重要的部分之一。这样做的原因是，它将为其余邮件设置基调，并且还可以使收件人了解整个电子邮件的含义。撰写主题时，请尽可能简明扼要，并确保其也与电子邮件的其余部分相关。这样，当收件人（或您）以后寻找此消息时，您将可以更轻松地找到它。

适当格式化。*编写电子邮件时，需要适当格式化。为此，不要在专业电子邮件中添加任何多余的内容，并将其保存为更个性化的内容。

另外，不要害怕在列表中使用项目符号，数字等。他们将帮助您驾车回家，并向每个人发出适当的通知。此外，通过使用项目符号和数字之类的东西，您将可以更轻松地找到以后很快需要的信息。

尽可能简洁。*开始写作并且不知道何时停止非常容易。可以在本文中找到一个示例，该示例的运行时间可能比完全必要的时间长。在编写电子邮件时，请尽可能简洁明了。这是您可以帮助读者尽快找到重要数据的另一种方式，同时还避免了其他所有重要数据丢失。

注明日期。*最后，开始为组织准备电子邮件的最简单方法之一是对发送的所有内容进行约会。

不要仅依靠计算机系统生成的日期。通过在电子邮件中手动添加另一个日期，实际上是在备份计算机，并确保所发送的所有内容均已正确标注日期。