无论您是在学校，工作，教堂还是在家，您都将发现自己最终需要进行某种形式的备案。大多数人只是简单地将他们的文件，记录，保证书或其他内容放在任何地方，无论他们可能在哪里。这通常意味着事情会丢失或丢掉，包括您以后需要的重要事情。设置自己的万无一失的归档系统时，任何人都可以使用一些简单的步骤。

。从哪儿开始。在启动归档系统之前，您需要先问自己几件事。该系统仅用于存储吗？

是否要定期访问？您要建立的系统的目的是什么？在确定这些问题的答案时，应写下答案，以便可以开始获取耗材。

。选择样式。您将了解许多类型的归档系统。就个人而言，您需要做的是确定最能满足您需求的方法。在所有可用样式中，我个人建议您同时使用字母和颜色编码的系统。这样，您可以快速访问文件的不同“主题”，并快速找到每个“主题”中的信息。我建议为您的系统选择不超过五种颜色。购买耗材时，请选择要与系统匹配并适合系统的彩色标签或文件夹。

。整理论文。一旦确定了要使用的文件系统的类型，就必须仔细检查文件，并对文件进行分类和整理。为此，只需尽可能简单地开始并朝着尽可能具体的信息方向努力。例如，有一个用于财务的部分，以及用于诸如当前财务报表，工资单，账单等内容的小节。

。维护您的系统。没有维护，任何归档系统都无法正常工作。您至少需要每月选择一个特定的日期来提交您的文书工作。如果您不能每天进行归档，那么您需要做的一个建议是为以后需要进一步归档的那些文件保留文件或信封。通过使用类似的方法，您可以保持组织良好的系统并妥善维护。