John一直在制定一套施工合同规范（将50-75个文档作为一个包装打印）。每个文档的页脚都必须包含完全相同的项目描述和项目标题。

因此，John为描述和标题创建了一个自动图文集条目。

但是，当他尝试在页脚中使用自动图文集操作时，他发现不同文档中的自动图文集操作有所不同。

有时John会得到正常的自动图文集行为（键入自动图文集名称的前四个字符，如果他按Enter键，他会弹出一个弹出窗口以插入自动图文集条目）。有时他无法弹出窗口，但是如果他按F3键，Word将插入“自动图文集”条目。其他时候，当他按F3键时，Word说他键入的不是有效的自动图文集名称。

您可以检查几件事。首先，您应该检查放置自动图文集词条的位置。自动图文集词条通常存储在Normal.dot模板中，但实际上它们可以存储在任何模板中。如果您实际上将条目存储在Normal.dot之外的其他模板中，并且某些规范文档没有使用该其他模板，则“自动图文集”条目将不存在。

如果您确实将自动图文集条目存储在另一个模板中，则应检查以查看Normal.dot模板中是否存在冲突的条目。

如果存在冲突（也许有两个条目的拼写非常接近），则自动图文集可能会对其应显示的条目感到困惑。

您可以使用“自动更正”对话框的“自动图文集”选项卡查看哪些模板中有哪些“自动图文集”条目。 （选择“插入” |“自动图文集” |“自动图文集”。）您还可以使用管理器来管理各种模板中的自动图文集条目。

如果仍然遇到自动图文集条目的问题，则可以选择完全放弃它，并使用其他方法来实现页脚的一致性。为此，您可以将所需的页脚中的文本放入文本文件中，然后使用字段将其包含在页脚中。请遵循以下一般步骤：

。在Word外部，创建一个文本文件（使用记事本或其他文本编辑器），其中包含要包含在页脚中的文本。

。在Word中，显示页脚并将插入点定位在您希望文本出现的位置。

。从插入菜单中选择字段。 Word将显示“字段”对话框。

。确保将“类别”控件设置为“全部”，以便所有字段都在对话框中列出。

。在字段列表中，选择“ IncludeText”。对话框右侧的选项会根据您的选择而更改。

。在“文件名或URL”字段中，输入在步骤1中创建的文本文件的完整路径和文件名。 。单击确定。

而已。现在，您已将文本包含在页脚中。您只需在文本文件中进行更改即可更改所有文档中的文本。如果将Word配置为在每次打印时都进行更新，则每次打印时页脚中的字段都会更新（重新加载文本文件）。

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（367）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。