南希指出,多年来,她毫无疑问地使用了Word的脚注。当她插入脚注时,脚注参考(在脚注区域)显示为上标数字。现在,Nancy遵循的一些样式指南指定脚注引用实际上是正则数字(而不是上标数字),后跟一个句点。她想知道如何让Word自动处理这种格式。

这个话题比起初看起来要复杂一些。实际上有两个脚注引用-一个在文档主体中,另一个在实际脚注的开头。这两个参考的外观均由“脚注参考”字符样式控制。如果更改此样式的格式,则会更改实际脚注参考的显示方式。

当然,这个问题有两个方面。首先,“脚注引用”样式是一种字符样式,这意味着它定义了文本本身的外观,而不是定义文本之后的任何特殊字符的外观,例如句点和空格或制表符。因此,您可以更改“脚注引用”样式,以使引用显示为没有上标,但是您无法通过该样式指定引用后跟一个句点。

第二个问题是,即使您可以在“脚注参考”样式中定义此类特殊字符,在这种情况下也无济于事。由于在文档主体以及脚注本身的开头都将样式用作脚注参考,因此更改样式会影响这两个实例。因此,如果将“脚注引用”样式更改为显示常规(无上标)文本,则两个位置(文档主体和脚注区域)的引用都会受到影响。

您可以使用一种解决方法。其中涉及进行一些搜索和替换。像往常一样继续插入脚注。完成所有操作后(没有更多的脚注可添加到文档中),请遵循以下常规步骤:

。在普通视图(在Word 2007中为草稿视图)中显示文档。

。显示脚注窗格,并将插入指针放在该窗格中第一个脚注的开头。

。显示“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。 (请参见图1。)(您可以按Ctrl + H来显示适当的选项卡。)

。在“查找内容”框中,输入“ ^ 02”(不带引号)。这指定您要搜索脚注引用。

。在“替换为”框中,输入“ ^&”。 (再次,不带引号)。

这指定您要用“查找内容”框中的内容替换找到的内容,然后加上句点。

。在插入点仍在“替换为”框中的情况下,单击“格式”按钮,然后选择“字体”。 (如果看不到“格式”按钮,则需要先单击“更多”按钮。)Word将显示“查找字体”对话框。

。确保清除上标复选框。

。单击“确定”关闭“查找字体”对话框。

。单击全部替换。

而已。 Word仅在文档的脚注区域内执行“查找和替换”操作。它将所有带脚注的引用替换为无上标的引用,后跟一个句点。在以下已归档的Web页面上更全面地描述了查找和替换过程:

http://lists.topica.com/lists/editorium/read/message.html?mid=1703696660

如果您在Word版本中发现该步骤由于某种原因无法使用,则可以尝试替换搜索的内容。而不是搜索“ 02”(步骤4),而将“查找内容”框留为空白,而是指示您要搜索任何具有“脚注引用”样式的文本。由于您仅在文档的脚注区域内进行搜索,因此这仅是每个脚注开始的参考。

请理解,如果以后在文档中添加任何新的脚注,则将需要再次执行查找和替换操作。如果您正在寻找一种更自动的方式来处理脚注,则需要开发一个宏来为您处理格式。在http://word.mvps.org [Word MVP网站]的下一页上可以找到有关此问题的出色文章:

http://wordmvp.com/FAQs/MacrosVBA/UnSuperscptFnotes.htm

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

(Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。)本技巧(520)适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。您可以为Word(Word 2007)的功能区界面找到此技巧的版本。和更高版本)在这里: