创建邮件合并数据文件（Microsoft Word）

如果计划打印合并来自数据文件的信息（例如套用信函）的文档，则需要以Word知道如何处理它的方式来创建数据文件。此数据可以在数据库程序，Excel电子表格程序中，也可以直接在Word中。

如果要创建一个简单的一次性邮件合并文档，则很有可能会使用放在Word文档中的数据。

基本上，Word数据文件必须具有_header record_和所需数量的数据记录。标题记录指示要分配给每个记录中的字段的字段名称。此标题记录中的名称与主文档中使用的字段名称相对应。文件的每个数据记录中的每个字段都必须与标题字段之一相对应。例如，请考虑以下数据文件摘录。

第一条记录指示字段名称；它是标题记录。其他四个记录是数据记录。还要注意，第三条数据记录没有列出与名为Middle的数据字段相对应的任何数据。创建这些数据文件时，可以将信息放置在Word表中，以便更轻松地查看和使用数据。每个记录将占据表的一行，并且每个字段将占据该行的一个单元格。

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（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（1369）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。