很多时候将文档放在一起时，需要确保某些参考文献是一致的。例如，您可能需要参考一台机器上的特定公差，并且必须在整个文档中对参考进行精确而准确的描述。

您可以通过多种方式使用Word处理这种情况。一种方便的方法是在Word中使用自动图文集功能。首次使用值或文本时，请将其分配给“自动图文集”条目。 （在__WordTips _._的其他问题中讨论了如何创建自动图文集词条。）例如，您可以将45,000分配给自动图文集名称n45。然后，每当您键入n45时，都可以按F3键，名称将扩展为完整的数字。为了提供更大的灵活性，您可以绕过F3方法并遵循以下步骤：

。在引用的第一个实例中，按照通常的方式定义自动图文集值。

。在下一个需要相同值或文本的位置，按Ctrl + F9插入一个字段。

。在该字段中，键入AUTOTEXT _ [name] ，其中 [name] _是您在步骤1中定义的AutoText条目的名称。 。对于每次出现的值或文本重复步骤2和3。

显然，这比简单地按F3扩展自动图文集词条要多得多。以这种方式使用自动图文集的优点是可以轻松更新它。只需更改“自动图文集”条目，更新您的字段，整个文档中的所有实例都会自动更改。如果您使用F3方法，您的自动图文集词条将无法自动更新。

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（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（1532）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。