如果您经常收到来自其他人的文档，您可能想知道是否存在一种格式化文档的方式，使它们看起来都一样。使用文档时，每个人对打印页面上看起来“好”的东西都有不同的想法，这可能会令人沮丧。

标准化文档中信息格式的可靠方法是仅使用样式。如果您定义了一组满足所有格式需求的样式，则可以将它们存储在可以轻松应用于大量文档的模板中。然后，按照以下步骤将模板附加到文档：

。从工具菜单中选择模板和加载项选项。 Word将显示“模板和加载项”对话框。 （请参见图1。）

。使用“附加”按钮，找到并选择要附加到当前文档的模板。

。确保已选中“自动更新文档样式”复选框。

。单击确定。

这几个简单的步骤将模板中的格式应用于打开的文档。这是什么意思？这意味着当前文档中以样式设置格式的任何内容的外观都将更新，以反映模板中具有相同名称的样式。例如，如果文档和模板中都有“正文文本”格式，则模板中的样式定义将覆盖文档中的样式定义，从而使文档的外观标准化。

当然，有两个需要注意的地方。如果文档没有使用样式，或者文档中的字符格式已被显式覆盖（换句话说，用户选择了文本并使用了“字体”对话框或工具栏来格式化文本），则将模板附加到文档上对文本没有明显的影响。您仍然需要浏览文档并手动应用新附加模板中的样式。

附加新模板时未更新的另一件事是“页面设置”对话框中包含的信息。因此，诸如纸张大小，页边距，页眉和页脚位置以及方向之类的东西都不会受到影响。这些需要在逐个文档的基础上手动更新，或者通过使用宏整体完成。这样的宏的框架如下：

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

请记住，这只是一个框架。要使用该宏，您需要用对每个文件进行格式化的实际命令替换“在此处进行格式化”注释。如果需要，可以从记录了格式化步骤的宏中复制这些命令。

当您运行宏时，您将看到一个常规的“打开”对话框。您需要做的就是显示要处理其文件的文件夹，然后单击“打开”。每个文件依次打开，格式化（使用提供的格式化命令），然后再次保存。

您应该了解，每当您尝试对文档进行任何“大量格式化”时，都有冒着无法预料的方式弄乱文档的风险。为什么？因为在文档之间可能存在一些相对较小但重要的差异，这些差异在应用通用格式时会被覆盖而笨拙地弄乱。没有任何自动格式设置可以补偿手动浏览文档的每一页以确保所有内容都按原样显示的情况。

注意：

如果您想知道如何使用此页面（或_WordTips_网站上的任何其他页面）中描述的宏，我准备了一个包含有用信息的特殊页面。

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（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（1516）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。