Karl使用自动图文集来帮助创建和维护叙事评估报告中的一致性。他具有项目的标准缩写，当他开始工作时，他编辑自动图文集词条以设置与该工作有关的所有信息。 Karl希望将这些条目与作业（文档）一起保存，以便他以后可以使用自动图文集条目中包含的信息轻松进行更改。

有两种方法可以在Word中处理此需求。所有方法都涉及了解Word如何存储自动图文集词条，因此这是一个不错的起点。

自动图文集词条存储在模板中。它们没有存储在文档中。创建自动图文集词条时，默认情况下将其存储在“普通”模板中。在创建新的自动图文集词条的对话框中，您可以指定该词条的存储位置。即应将其放置在哪个模板中。

如果您的自动图文集词条按作业逐个更改，并且每个作业由单个文档表示，则会出现问题。您不能将条目与文档一起存储（这当然很好），但是您可以为每个作业创建一个单独的模板，然后将该模板与作业文档相关联。因此，每个作业都需要两件事-模板和文档。

要记住的另一件事是，在涉及自动图文集条目时，Word如何仲裁模板之间的冲突。假设您有一个名为“ JobAddr”的自动图文集词条，它存储在作业模板中。在“普通”模板中，您还具有一个名为“ JobAddr”的自动图文集条目。

当您尝试扩展条目时，将始终使用“普通”模板中的定义。这是因为普通模板始终优先于其他模板。因此，您将要确保两个模板中的自动图文集词条之间没有冲突。 （您可以使用_WordTips其他问题_中描述的管理器来检查模板中的自动图文集条目。）

您可以使用的另一种方法是仍对每个工作使用单个文档，但要开发出反映您正在工作的类型或类别的模板。例如，如果您有一组适用于零售评估的自动图文集词条，则可以为其创建模板。如果您有用于商务评估的另一组自动图文集条目和用于住宅评估的第三组图文集条目，则可以为每个评估类创建模板。这样，您可以将适当的模板与您执行的每种工作类型相关联。

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（6777）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。您可以为Word（Word 2007）的功能区界面找到此技巧的版本。和更高版本）在这里：

保存每个文档的自动图文集词条。