您已经完成了杰作，可以开始“按下”了

（即使印刷机是您工作区一角的小型打印机）。

您看一下文档，发现它有一定数量的页面长度。您转到最后一页，发现最后一页只有两行左右。如果您能摆脱这些限制…​

对于许多作家来说，这是一个普遍的问题。不管是写字母还是中篇小说，将文本适合特定打印区域的问题都会令人沮丧。你能做什么？好吧，有一个简单的方法和一个更好的方法。让我们看看它们中的每一个。

首先，采用简单的方法：如果在“打印预览”中显示文档，则会注意到工具栏上有一个按钮，可以按页面将文档压缩。实际上，它并没有真正做到这一点。相反，它会减小文档中使用的所有字体的字体大小，从而使更多文本适合您的可用区域。它对字体大小的影响也不同。例如，具有14点，12点，10点和8点文本的文档的大小分别减小为12点，10.5点，8.5点和7点。这可能无法获得预期的结果。

更好的方法是调整影响页面文本的参数的古老的，久经考验的手动方法。您应该尝试的第一件事与文档本身的内容有关。不要害怕再次查看您的内容并对其进行编辑以使其更短。删除多余的单词，并努力使您的描述更加简洁。

接下来，您可以将文档连字。只需将“部分”单词拉到前几行，即可关闭某些行。如果文档的右侧参差不齐（有很多空白），这将特别有效。

现在您可以看看调整边距。您通常可以将纸张四面的页边距减少0.1英寸，而没人会注意到。

如果您的布局使用了装订边距，请不要忘记检查装订线边距。

另一尝试是减小段落行距。您可以将间距设置为特定数量的点，但是“ trickier”方法是将行间距设置为“多个”，然后在“到”框中使用百分比。例如，将行距设置为.99，然后该段落将使用其正常行距的99％。您可以一次将行距减少百分之一，而对阅读器的增量影响几乎不明显-对文档长度的影响可能很大，这取决于文档中的页数。

一个相关的技巧是减少段落之间的空间。

不幸的是，您只能以一个点为增量来执行此操作，但是段落之间的12点和11点之间的差异很小，几乎无法检测到。

使用上述方法后，是时候减小文档文本的磅值了。最好以小增量开始-Word可以处理小至一半（.5）点的增量。

因此，您可以从12点文字减少到11.5点文字。这一点对读者几乎没有引起注意，但是会对文档长度产生巨大影响。

最后，您可以压缩字符间距。在这里，您可以非常精确地将间距调整为十分之一（.1）点。

即使在此处进行很小的调整，也可以显着增加文档中每行的材料量。

如您所知，您可以修改很多不同的设置来缩小文档尺寸。这样做的缺点是有时修补可能会导致意想不到的结果。例如，您最终可能会看到一个看起来很有趣的文档，因为您在整个文档中偶尔应用了“修补程序”。一种更一致的方法是使用样式来定义文本的外观。您的“修补”

然后可以对样式本身进行处理，它们将在整个文档中均匀一致地应用。 （当然，前提是您一开始就应用样式。）样式是Word中任何专业文本表示的核心，并且在_WordTips的其他问题中也有广泛论述。_

底线是要查看您要在文档中传达的内容，然后进行格式更改，这对邮件的影响最小。这意味着您在一个文档中采用的方法可能不适用于另一文档。您需要确定最适合您的目的的东西。

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（605）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。您可以找到用于Word（Word 2007）的功能区界面的本技巧的一个版本。和更高版本）在这里：

压缩所有内容。