很多时候将文档放在一起时，需要确保某些参考文献是一致的。例如，您可能需要参考一台机器上的特定公差，并且必须在整个文档中对参考进行精确而准确的描述。

您可以通过多种方式使用Word处理这种情况。第一种是使用邮件合并功能，第二种是使用书签，第三种是使用搜索和替换，第四种是使用自动图文集，第五种是使用文档属性。如果您的文档仅包含几个引用，并且每次打印时都需要更新，则可以将其设置为邮件合并文档，并使用合并代码插入正确的值。这样，您只需要更改合并数据文件中的信息即可使整个完成文档中的引用正确无误。

第二种方法是使用书签。在这种方法中，您将执行以下步骤：

。在引用的第一个实例中，将值或文本定义为书签。 （定义书签在上一个_WordTips_中进行了充分讨论。）

。在下一个需要相同值或文本的位置，按Ctrl + F9插入一个字段。

。在该字段中，键入REF _ [bookmark] ，其中 [bookmark] _是您在步骤1中定义的书签的名称。 。对于每次出现的值或文本重复步骤2和3。

如果使用上述书签方法，则需要确保在打印之前更新字段。您可以使用的第三种方法是为想要保持一致的值或文本设计某种速记符号。例如，您可以将n45设计为45,000的简写。然后，在处理完文档后，您可以搜索n45的所有实例并将其替换为45,000。

第四种方法涉及使用自动图文集词条。首次使用值或文本时，请将其分配给“自动图文集”条目。 （在上一期_WordTips_中讨论了自动图文集词条。）例如，您可以将自动图文集名称n45分配45,000。然后，每当您键入n45时，都可以按F3键，名称将扩展为完整的数字。为了提供更大的灵活性，您可以绕过F3方法并遵循以下步骤：

。在引用的第一个实例中，按照通常的方式定义自动图文集值。

。在下一个需要相同值或文本的位置，按Ctrl + F9插入一个字段。

。在该字段中，键入AUTOTEXT _ [name] ，其中 [name] _是您在步骤1中定义的AutoText条目的名称。 。对于每次出现的值或文本重复步骤2和3。

您可能会注意到，这一系列步骤与书签方法非常相似。以这种方式使用自动图文集的优点是可以轻松更新它。只需更改“自动图文集”条目，更新您的字段，整个文档中的所有实例都会自动更改。如果您使用F3方法，您的自动图文集词条将无法自动更新。

第五个（也是最后一个）方法需要使用文档属性。大多数Word用户知道Word为您的文档维护一系列属性。这些属性包括文档的大小，上次更新时间等。您还可以定义充当文档变量的自定义属性。若要定义一个自定义属性，请按照下列步骤操作：

。从文件菜单中选择属性选项。这将显示“属性”对话框。

。单击自定义选项卡。 （请参见图1。）

。在名称字段中，指定要与此属性关联的名称。这是您稍后将用来引用文档中属性的名称。

。在“类型”字段中，选择要创建的属性的类型。

。在“值”字段中，指定属性的值。

。单击添加按钮。新属性将出现在对话框的属性列表中。

。单击“确定”关闭“属性”对话框。

现在，您可以在文档中使用新文档属性了。

为此，您使用书签和自动图文集词条的方式几乎相同。

。将光标定位在您希望参考出现的位置。

。通过按Ctrl + F9插入字段。

。在该字段中，键入DOCPROPERTY _ [name] ，其中 [name] _是您先前定义的文档属性的名称。

。对于每次出现的值或文本重复步骤1到3。

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（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）本技巧（15）适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。