Word在文档和模板之间建立了非常紧密的关系。创建文档时,它始终基于模板。

此外,您可以将模板附加到特定文档,以更改该文档可用的样式和其他功能。

当您在Word中打开文档时,程序还会打开附加到该文档的模板。这意味着Word可以立即访问模板中的信息,但是它也会在网络环境中出现问题。许多工作人员需要的模板存储在网络驱动器上并不少见。这样,用户可以通过网络访问模板。

当然,由于打开使用该模板的文档时Word会打开模板,因此这意味着可以由许多不同的用户自动自动打开同一模板。对于Word来说,这并不是一个真正的问题,但是如果您负责管理公司模板的更新,则可能会带来问题。如果其他人拥有正在使用该模板的打开文档,则您无法打开和更改该模板。该怎么办?

这是一个普遍的问题,归结为管理问题,而不是技术问题。管理员(负责模板的人员)无法强制文档和模板之间的“断开连接”。这意味着只有两种方法可以处理需要更改的模板。

首先,您可以告诉所有人在执行更新时关闭他们的文档并退出Word。根据部门的规模,这可能是可行的。但是,如果您有数百个用户,则此方法将变得不可行-尤其是当某人可能离开他或她的办公桌而文档仍在其系统上打开时。 (您需要走到他们的办公桌前,然后自行关闭文件。)

第二种可能的解决方案是保留模板的重复项。

这些重复项可能位于只有您有权访问的本地驱动器或网络驱动器上。重复项的名称应与共享模板的名称不同。例如,如果您有一个名为BusLtr.dotm的共享模板,则可能有重复的模板为MasterBusLtr.dotm。

重复模板意味着您可以加载和修改重复模板,然后在不使用共享模板时将其复制到共享模板的顶部。例如,您可能在使用计算机之前一大早到来,然后将重复的模板复制到共享文件夹(使用共享模板名称),以便其他人在到达时可以使用该模板。办公室。

还有另一条管理指南应与上述过程紧密结合:您应确保共享模板(网络驱动器上的模板)位于只读文件夹中。这样,网络用户就无法无意或有意地对模板进行更改。作为模板的管理员,您应具有写入文件夹的能力,而其他人则没有。

这样,当您在模板副本中进行更新时,可以将它们移动到共享的只读文件夹中,如上所述。

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(Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。)本技巧(284)适用于Microsoft Word 97、2000、2002和2003。您可以为Word(Word 2007)的功能区界面找到此技巧的版本。和更高版本)在这里: