Ralph在每个段落的左侧编写需要特定字母字符的文档。这些字母应出现在页边距中，类似于行号。整个文档中的字符通常相同，这意味着它们在段落之间不会改变。 Ralph想知道是否有一种方法可以在每个段落旁边自动插入这些字符。

您可以使用几种方法来完成此任务。

首先，您可以在每个段落的开头键入字母字符，然后按Tab键。然后，设置段落的格式，使其使用悬挂式缩进，将第一行稍微放在左边距中。使用可以应用于段落的样式可以很容易地做到这一点。

如果要使用很多段落，键入字母字符并为每个段落按Tab可能很麻烦。

幸运的是，创建一个可以为您处理乏味的宏很容易。

Sub FmtParagraphs()

Dim p As Paragraph

For Each p In ActiveDocument.Content.Paragraphs         If p.Style = "MyAlpha" Then             With p.Range                 .InsertBefore "R" & Chr(9)

End With         End If     Next p End Sub

宏在文档中查找使用MyAlpha样式的任何段落。 （假设MyAlpha是您创建的特殊的悬挂缩进样式，以实现此方法。）找到它时，它将在段落前面插入字母“ R”，然后插入一个制表符。您可以轻松地修改此宏

将样式应用于段落时，该字母将自动出现，并且您无需键入它或使用制表符将其与段落的主体分开，则列表将使用字母字符作为项目符号。

到目前为止提到的两种方法对于相对简单的文档都可以快速，轻松地工作，但是，如果您的文档中包含常规编号或项目符号列表，则它们将不起作用，在这种情况下，您需要使用另一种方法-一种依赖于文本框的方法字母字符的位置。

Sub TextBoxesInMargin()

Dim aShape As Shape     Dim aPara As Paragraph     Dim j As Long     Dim shpTop As Single     Dim shpLeft As Single     Dim aRange As Range

If ActiveDocument.Shapes.Count = 0 Then GoTo noTextbox     If Selection.ShapeRange.Count <> 1 Then GoTo noTextbox

Set aShape = Selection.ShapeRange(1)

With aShape         If .Type <> msoTextBox Then GoTo noTextbox         If aShape.RelativeVerticalPosition <> wdRelativeVerticalPositionParagraph Then             MsgBox "The text box must be positioned relative to a paragraph"

Exit Sub         End If         shpTop = .Top         shpLeft = .Left         aShape.Select         Selection.Copy     End With

For Each aPara In ActiveDocument.Paragraphs         Set aRange = aPara.Range         If Len(aRange.Text) > 1 Then ' only non blank paragraphs             aRange.Select             Selection.Paste             Selection.ShapeRange.Top = shpTop             Selection.ShapeRange.Left = shpLeft         End If     Next aPara     Exit Sub

noTextbox:

MsgBox "Text box is not selected"

End Sub

对于复杂的文档，此方法可能更可取的原因是它不依赖于样式。这意味着您可以在文档中使用各种编号和项目符号列表，但每个段落左侧的空白处仍具有字母字符。

此外，可以设置文本框的格式，以使它们固定在每个段落上，并在Word重新分页文档时与该段落一起移动。

当然，如果您的文档中包含300个段落，则在每个段落中添加文本框可能很乏味，更不用说开始设置每个文本框格式时的麻烦了。同样，宏可以帮助减轻乏味。以下宏可用于自动将选定的文本框复制到文档中的所有其他段落。

要使用宏，请格式化一个小文本框来容纳您的字母字符。确保将文本框固定在放置在旁边的段落上，并且其位置相对于段落正确。一旦文本框看起来像您想要的样子，选择它，然后运行宏。文本框将被复制并粘贴到文档中的每个其他段落旁边。

注意：

如果您想知道如何使用此页面（或_WordTips_网站上的任何其他页面）中描述的宏，我准备了一个包含有用信息的特殊页面。

链接：/ wordribbon-WordTipsMacros [点击此处在新的浏览器标签中打开该特殊页面]。

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

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