玛丽·安妮（Mary Anne）是一位学术编辑，这意味着她必须遵循特定，严格的格式设置格式。在她工作的学术文件中，如果省略了部分引号，则必须插入省略号。大多数学术风格都规定了由三个点组成的省略号，每个点之间用一个空格隔开，第三个点之前有一个空格，第三个之后是一个空格。如果将整个句子都排除在引号之外，则将有四个点，每个点之间用空格隔开，但第四个点之前没有空格。玛丽·安妮（Mary Anne）喜欢将省略号全部保留在一行上，但由于空格，Word会将它们散布在两行上。 Word的默认省略号字符不会超过两行，但是她不能使用它，因为点之间没有空格。

您可以使用多种解决方案来解决此问题，选择哪种解决方案取决于您最适应的情况。所有解决方案都有一个共同点：创建一个字符串，表示要用于椭圆的字符。这由一定数量的周期组成，由不间断的空格分隔。

对于三点椭圆，字符串将由一个不间断的空格，句点，不间断的空格，句点，不间断的空格，句点和一个空格组成。 _重要！_唯一不中断的空间是最后一个；这使Word可以在省略号之后而不是在椭圆之前换行。

对于四点椭圆，字符串将由句点，不间断空格，句点，不间断空格，句点，不间断空格，句点，空格组成。同样，唯一不中断的空间是最后一个。此外，字符串以句点开头，而不是不间断空格。

解决方案的差异在于您如何使用椭圆字符串。您可以选择使用自动更正，使用Building Block或创建宏。选择的方法取决于编写和编辑的方式。

很多人选择“自动更正”方法，因为这是Microsoft已经对Mary Anne认为不可接受的单字符省略号使用的方法。以下是要遵循的步骤：

。在文档中，创建前面所述的三椭圆文本字符串。对于不间断的空格，只需按Ctrl + Shift +空格键。

。选择组成文本字符串的七个字符，然后按Ctrl + C。这会将它们复制到剪贴板。

。显示“ Word选项”对话框。 （在Word 2007中，单击Office按钮，然后单击Word选项。在Word 2010和更高版本中，显示功能区的“文件”选项卡，然后单击“选项”。）

。单击屏幕左侧的校对。

。单击自动更正选项。 Word将显示“自动更正”对话框的“自动更正”选项卡。 （请参见图1。）

。在“自动更正”条目列表中，找到并选择在左栏中具有三个句点的条目。自动更正条目应上移到替换和方式框中。

。选择“带”框的内容（单字符椭圆符号），然后按Ctrl + V。这会将您的省略号文本字符串粘贴到“与”框中。

。单击替换。 Word询问您是否确定要用新信息替换该条目，您应该对此进行肯定答复。

现在，您已经可以替换标准的三点椭圆形。当您连续键入三个句点时，可以根据需要用椭圆的文本字符串替换这些句点。

然而，这对于四点椭圆形提出了问题。如果您创建一个自动更正词条，用所需的椭圆文本字符串替换四个句点，则Word将永远不会使用它。原因很简单-当您键入三个句点时，该文本会自动被三点省略号字符串替换，因此您永远不会真正有机会考虑将四个句点替换。

解决此问题的方法是将“替换”文本更改为每个椭圆字符串唯一的其他内容。例如，您可以将三个句点替换为三点字符串，将period-space-period替换为四点字符串。缺点当然是，这意味着您需要记住“触发”文本是什么才能获得所需的椭圆类型。

如果您使用添加椭圆的Building Block方法，也会出现此缺陷。但是，有些人更喜欢Building Blocks，而不是AutoCorrect。技巧是简单地提出一些文本，这些文本将用作构建基块的助记符。例如，假设您要使用字符“ ell3”作为构建模块条目的助记符，以将其替换为三点省略号字符串。您将按照以下步骤进行设置：

。在文档中，创建前面所述的三椭圆文本字符串。对于不间断的空格，只需按Ctrl + Shift +空格键。

。选择组成文本字符串的七个字符。

。按Alt + F3。 Word将显示“创建新的构建基块”对话框。 （请参见图2。）

。用要使用的助记符（ell3）替换“名称”字段的内容。

。使用库下拉列表选择自动图文集。

。单击确定。

。重复步骤1到6，但使用四省略号文本字符串（步骤1）和助记符ell4（步骤4）。

要以后以合理的方式使用Building Block条目，您需要遵循以下步骤：

。将插入点定位在要显示椭圆的位置。

。显示功能区的“插入”选项卡。

。单击“文本”组中的“快速零件”，然后从下拉列表中选择“ Building Blocks Organizer”。 Word将显示“ Building Blocks Organizer”对话框。 （请参见图3。）

。从可用构建块的列表中，选择您先前创建的ell3或ell4条目。

。单击“插入”以将省略号添加到您的文档并关闭对话框。

获取所需的椭圆文本的最后一种方法是创建一个为您进行键入的宏。您可以记录椭圆文本的创建，然后为宏分配快捷键。 （其他_WordTips_中介绍了如何记录宏和分配快捷键。）

然后，当您要插入省略号时，您只需调用快捷键，然后让宏负责其余部分。

_WordTips_是您进行经济有效的Microsoft Word培训的来源。

（Microsoft Word是世界上最流行的文字处理软件。）此技巧（5995）适用于Microsoft Word 2007、2010、2013、2016、2019和Office 365中的Word。您可以找到此技巧的一个版本Word的旧菜单界面在这里：

获取正确的椭圆类型。