In einer Büroumgebung ist es nicht ungewöhnlich, große Datenlisten in Excel zu laden, die von anderen Programmen als Excel generiert wurden.

Anschließend können Sie die Daten mithilfe von Excel massieren und analysieren, um sie Ihren Anforderungen anzupassen.

Eine häufige Aufgabe besteht darin, die Datenliste zu sortieren. Wenn Sie Ihre Liste sortieren und dann feststellen, dass die Sortierung nicht richtig war, kann dies sehr beunruhigend sein. Es gibt drei mögliche Gründe, warum eine Liste nicht richtig sortiert wird.

Erstens könnte die Liste leere Zeilen oder Spalten enthalten. Wenn dies der Fall ist, können Sie die Liste nur richtig sortieren, indem Sie die gesamte Liste auswählen, bevor Sie die Sortierung durchführen. Wenn Sie sich darauf verlassen, dass Excel die Liste automatisch auswählt, wird sie bei leeren Zeilen und Spalten angehalten, was sich natürlich auf Ihre Sortierung auswirkt.

Zweitens könnte die Liste so groß sein, dass Sie einfach nicht genug Speicher haben, um eine vollständige Sortierung Ihrer Daten durchzuführen. Die einzige Lösung hierfür besteht darin, die Liste auf einem anderen Computer zu sortieren oder Ihrem Computer mehr Speicher hinzuzufügen.

Drittens könnte die Liste Zahlen enthalten, die als Text formatiert sind. Entweder enthielt die Originaldatei Zeichen, die Excel nicht als Zahlen analysieren kann (z. B. ein Minuszeichen rechts neben einer Zahl), oder der Importfilter von Excel hat lediglich entschieden, die gelesenen Daten falsch zu interpretieren.

In Wirklichkeit ist diese dritte Möglichkeit beim Importieren von Informationen in Excel am wahrscheinlichsten. Angenommen, Sie sortieren eine Liste nach einer bestimmten Spalte, und die Liste scheint in der Mitte erneut von vorne zu beginnen. Zum Beispiel wird von 1 bis 1000 sortiert und dann wieder bei 1 begonnen. Dies ist ein totes Zeichen dafür, dass der zweite Wertesatz (der zweite Bereich von 1 bis 1000) aus Zellen besteht, die als Text und nicht als Zahlen formatiert sind. Warum? Weil Text immer so sortiert ist, dass er nach regulären Zahlen erscheint. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Textwerte in Zahlen umzuwandeln:

  1. Geben Sie in eine leere Zelle die Nummer 1 ein.

  2. Wählen Sie die Zelle aus und drücken Sie Strg + C. Dadurch wird die Zelle in die Zwischenablage kopiert.

  3. Wählen Sie die Zellen aus, die Ihrer Meinung nach als Text formatierte Zahlen enthalten.

  4. Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Option Inhalte einfügen. Excel zeigt das Dialogfeld Inhalte einfügen an. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld Multiplizieren ausgewählt ist.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. Löschen Sie die in Schritt 1 erstellte Zelle.

Wenn Sie fertig sind, werden alle als Text formatierten Zahlen in ihre numerischen Entsprechungen konvertiert. Sie können dann versuchen, die Datenliste neu zu sortieren.

Sie sollten beachten, dass die obigen Schritte nicht funktionieren, wenn die in Excel importierten textformatierten Werte einen anderen Text als ein Leerzeichen enthalten.

Einige Programme fügen das ASCII-Zeichen 160 hinzu. Dieses Zeichen wird manchmal als „Sticky-Space“ bezeichnet. Es sieht aus wie ein Raum, verhält sich aber nicht wie einer. Der fremde Text muss entfernt werden, bevor Sie den Text in Zahlen umwandeln können. Sie können natürlich die Funktion Suchen und Ersetzen von Excel verwenden, um nicht numerische Zeichen in einer Reihe von Zellen zu entfernen.

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Dieser Tipp (2922) gilt für Microsoft Excel 97, 2000, 2002 und 2003.