Während der Arbeit an Berichten möchten Sie, dass die Benutzer bestimmte Informationen zu ihren persönlichen Daten eingeben, die in das Excel-Arbeitsblatt eingegeben werden sollen. Um zu verhindern, dass Benutzer eine SSN mit mehr oder weniger als 9 Stellen eingeben, verwenden wir die in Excel integrierte Funktion Datenüberprüfung.

Nehmen wir ein Beispiel:

  • Die SSN darf nicht mehr als 9 Stellen umfassen, um den Benutzer auf die Eingabe seiner SSN zu beschränken und zu verhindern, dass er Ziffern kleiner oder größer als 9 eingibt.

  • In Spalte A haben wir Namen und in Spalte B möchten wir, dass die Personen ihre SSN eingeben

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  • Bei der Eingabe der SSN soll der Benutzer 9 Stellen eingeben, da für die SSN genau 9 Stellen erforderlich sind (nicht mehr oder weniger als).

  • Wählen Sie die Zellen aus, in denen die Datenüberprüfung bei der Eingabe der SSN angewendet werden muss.

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Klicken Sie auf * Datenband

Klicken Sie in der Gruppe Data Tools auf * Data Validation

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Das Dialogfeld Datenüberprüfung * wird angezeigt

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Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen unter Validierungskriterien die Option Benutzerdefiniert aus und geben Sie die Formel als = LEN (B2) = 9 * in das Feld Formel

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ein * Die oben genannte Formel verhindert, dass Benutzer Ziffern eingeben, die kleiner oder größer als 9 Ziffern sind.

Klicken Sie auf OK. Wenn wir in Spalte B genau 9 Ziffern eingeben, akzeptiert die Zelle die Zahlen

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  • Wenn wir absichtlich mehr als 9 Ziffern eingeben, lässt Excel die Eingabe nicht zu und es wird eine Fehlermeldung angezeigt, um das Problem zu melden.

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  • Wenn wir weniger als 9 Stellen eingeben, können wir auch in Excel nicht eingeben und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.

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Mithilfe der in Excel integrierten Funktion „Datenüberprüfung“ können wir benutzerdefinierte Berichte erstellen, damit der Benutzer die spezifischen Informationen eingeben kann, die für die Erstellung von Berichten hilfreich sind.