Word enthält eine sehr leistungsstarke Seriendruckfunktion. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie ein Hauptdokument erstellen. Dieses Dokument ist die „Vorlage“ oder „Boilerplate“ für Ihr fertiges Dokument.

Es enthält alles, was Word zum Erstellen des fertigen Dokuments benötigt, einschließlich Platzhalter für die Daten, die Word aus einer Datendatei extrahiert.

Ein Seriendruckdokument ist jedoch erst vollständig, wenn Sie auch eine Datendatei angegeben haben, die Sie dem Hauptdokument zuordnen möchten.

Wie Sie dies genau tun, hängt von der verwendeten Word-Version ab.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr Haupt-Seriendruckdokument zu erstellen und eine Datenquelle bei Verwendung von Word 2002 oder Word 2003 daran anzuhängen:

  1. Wenn Sie ein vorhandenes Dokument als Grundlage für Ihren Seriendruck verwenden möchten, laden Sie dieses Dokument von der Festplatte.

  2. Wählen Sie im Menü „Extras“ die Option „Briefe und Mailings“ und im daraufhin angezeigten Untermenü „Seriendruck-Assistent“. Word zeigt den Aufgabenbereich Seriendruck auf der rechten Seite des Bildschirms an.

  3. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Dokumenttypen im Aufgabenbereich den Dokumenttyp aus, der dem zu erstellenden Dokumenttyp am ehesten entspricht. In den meisten Fällen wählen Sie Brief, aber Sie können auch eine der anderen Optionen wählen.

  4. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Dokument starten. Der nächste Schritt des Assistenten wird im Aufgabenbereich angezeigt.

  5. Geben Sie an, was Sie beim Starten des Dokuments für den Seriendruck verwenden möchten. Wenn Sie ein Dokument geöffnet haben (wie das in Schritt 1 erwähnte), sollten Sie Aktuelles Dokument verwenden wählen. Sie können eine der anderen Optionen auswählen (Aus einer Vorlage starten und Aus vorhandenem Dokument starten), wenn diese für Ihre Aktivitäten besser geeignet sind.

  6. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Empfänger auswählen. Der nächste Schritt des Assistenten wird im Aufgabenbereich angezeigt.

  7. Geben Sie an, woher die Zusammenführungsdaten stammen sollen. Wenn Sie die Liste bereits in einer Datenträgerdatei eines beliebigen Typs haben, wählen Sie die Standardeinstellung „Vorhandene Liste verwenden“. Sie können auch Aus Outlook-Kontakten auswählen oder Neue Liste eingeben auswählen.

  8. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief. Wenn Sie im vorherigen Schritt „Vorhandene Liste verwenden“ ausgewählt haben, zeigt Word das Dialogfeld „Datenquelle auswählen“ an. Dieses Dialogfeld ist einem Standarddialogfeld zum Öffnen sehr ähnlich.

  9. Suchen Sie mithilfe der Steuerelemente im Dialogfeld Datenquelle auswählen die Datei, die Sie für Ihre Datenquelle verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. Word zeigt das Dialogfeld Seriendruckempfänger an.

  10. Verwenden Sie das Dialogfeld Seriendruckempfänger, um Änderungen daran vorzunehmen, welche Datensätze beim Zusammenführen verwendet werden sollen, und um die Reihenfolge zu ändern, in der die Datensätze zusammengeführt werden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Die Informationen im Aufgabenbereich werden aktualisiert, um Ihre Auswahl bezüglich der Datenquelle widerzuspiegeln.

  11. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief. (Ja, dies ist das gleiche, auf das Sie in Schritt 8 geklickt haben. Gehen Sie zur Abbildung.)

Wenn Sie eine ältere Version von Word (Word 97 oder Word 2000) verwenden, sind die Schritte ganz anders:

  1. Wenn Sie ein vorhandenes Dokument als Grundlage für Ihren Seriendruck verwenden möchten, laden Sie dieses Dokument von der Festplatte.

  2. Wählen Sie im Menü Extras die Option Seriendruck. Word zeigt das Dialogfeld Seriendruck-Hilfsprogramm an.

  3. Klicken Sie in Schritt 1, Hauptdokument, auf die Schaltfläche Erstellen. Word zeigt ein Menü mit Dokumenttypen an, die Sie erstellen können.

  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü den gewünschten Dokumenttyp aus. In den meisten Fällen wählen Sie Serienbrief, Sie können jedoch auch eine andere Option auswählen (Versandetiketten, Umschläge oder Katalog).

  5. Wenn Sie ein Dokument geöffnet haben (wie das in Schritt 1 erwähnte), werden Sie von Word gefragt, ob Sie dieses Dokument verwenden oder ein neues Hauptdokument erstellen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die für Ihre Tätigkeit geeignet ist. Word aktualisiert das Dialogfeld „Seriendruck-Hilfsprogramm“ entsprechend Ihrer Auswahl.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruck-Hilfsprogramm in Schritt 2, Datenquelle, auf die Schaltfläche Daten abrufen. Word zeigt ein Menü mit Quellen an, die Sie für Ihre Daten verwenden können.

  7. Wenn Sie über eine vorhandene Datenquelle verfügen, z. B. ein Word-Dokument oder eine Datenbank- oder Tabellenkalkulationsdatei, sollten Sie mit der Maus auf Open Data Source klicken. Wählen Sie andernfalls eine der anderen Optionen aus, die angeben, wie Sie Ihre Daten abrufen möchten.

  8. Wenn Sie in Schritt 7 Open Data Source ausgewählt haben, wird ein Dialogfeld Open Data Source angezeigt. Verwenden Sie die Steuerelemente im Dialogfeld, um die Datei zu suchen, die Sie für Ihre Datenquelle verwenden möchten. Wenn Sie dies getan haben, klicken Sie auf Öffnen.

  9. Word informiert Sie darüber, dass Sie Ihr Hauptdokument bearbeiten müssen, da darin keine Zusammenführungsfelder gefunden werden konnten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptdokument bearbeiten.

An diesem Punkt können Sie Ihr Hauptdokument ändern oder eingeben. Sie werden Zusammenführungsfelder in das Dokument aufnehmen, die angeben, wo die Daten aus Ihrer Datendatei angezeigt werden sollen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (84) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Beginn eines Seriendrucks.