Word enthält eine sehr leistungsstarke Seriendruckfunktion. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie ein Hauptdokument erstellen. Dieses Dokument ist die „Vorlage“ oder „Boilerplate“ für Ihr fertiges Dokument.

Es enthält alles, was Word zum Erstellen des fertigen Dokuments benötigt, einschließlich Platzhalter für die Daten, die Word aus einer Datendatei extrahiert.

Ein Seriendruckdokument ist jedoch erst vollständig, wenn Sie auch eine Datendatei angegeben haben, die Sie dem Hauptdokument zuordnen möchten.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr Haupt-Seriendruckdokument zu erstellen und eine Datenquelle daran anzuhängen:

  1. Wenn Sie ein vorhandenes Dokument als Grundlage für Ihren Seriendruck verwenden möchten, laden Sie dieses Dokument von der Festplatte.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Mailings.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf das Tool Seriendruck starten. Word zeigt eine Liste von Optionen an, die Sie auswählen können.

  4. Klicken Sie unten in der Liste auf die Option Schritt für Schritt Seriendruck-Assistent. Word zeigt den Aufgabenbereich Seriendruck auf der rechten Seite des Bildschirms an.

  5. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Dokumenttypen im Aufgabenbereich den Dokumenttyp aus, der dem zu erstellenden Dokumenttyp am ehesten entspricht. In den meisten Fällen wählen Sie Buchstaben, aber Sie können auch eine der anderen Optionen auswählen.

  6. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Dokument starten. Der nächste Schritt des Assistenten wird im Aufgabenbereich angezeigt.

  7. Geben Sie an, was Sie als Startdokument für den Seriendruck verwenden möchten. Wenn Sie ein Dokument geöffnet haben (wie das in Schritt 1 erwähnte), sollten Sie Aktuelles Dokument verwenden wählen. Sie können eine der anderen Optionen auswählen (Aus einer Vorlage starten und Aus vorhandenem Dokument starten), wenn diese für Ihre Aktivitäten besser geeignet sind.

  8. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Empfänger auswählen. Der nächste Schritt des Assistenten wird im Aufgabenbereich angezeigt.

  9. Geben Sie an, woher die Zusammenführungsdaten stammen sollen. Wenn Sie die Liste bereits in einer Datenträgerdatei eines beliebigen Typs haben, wählen Sie die Standardeinstellung „Vorhandene Liste verwenden“. Sie können auch Aus Outlook-Kontakten auswählen oder Neue Liste eingeben auswählen.

  10. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief. Wenn Sie im vorherigen Schritt „Vorhandene Liste verwenden“ ausgewählt haben, zeigt Word das Dialogfeld „Datenquelle auswählen“ an. Dieses Dialogfeld ist einem Standarddialogfeld zum Öffnen sehr ähnlich.

  11. Suchen Sie mithilfe der Steuerelemente im Dialogfeld Datenquelle auswählen die Datei, die Sie für Ihre Datenquelle verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. Word zeigt das Dialogfeld Seriendruckempfänger an.

  12. Verwenden Sie das Dialogfeld Seriendruckempfänger, um Änderungen daran vorzunehmen, welche Datensätze beim Zusammenführen verwendet werden sollen, und um die Reihenfolge zu ändern, in der die Datensätze zusammengeführt werden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Die Informationen im Aufgabenbereich werden aktualisiert, um Ihre Auswahl bezüglich der Datenquelle widerzuspiegeln.

  13. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief. (Ja, dies ist das gleiche, auf das Sie in Schritt 10 geklickt haben. Gehen Sie zur Abbildung.)

An diesem Punkt können Sie Ihr Hauptdokument ändern oder eingeben. Sie werden Zusammenführungsfelder in das Dokument aufnehmen, die angeben, wo die Daten aus Ihrer Datendatei angezeigt werden sollen.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (5965) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

Beginn eines Seriendrucks.