Eine der häufigsten Aufgaben in Word ist das Schreiben von Briefen. Viele Unternehmen verwenden vorgedruckten Briefkopf für das erste Blatt eines Briefes und dann normales Papier für nachfolgende Blätter. Wenn Sie dies tun, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie ein Dokument am besten formatieren können, das dann als Briefkopfvorlage verwendet werden kann.

Der beste Weg, um diese Aufgabe zu erledigen, hängt von der Ausrichtung Ihres Briefkopfs ab. Befindet sich Ihr Briefkopf am oberen Rand der ersten Seite, gehen Sie anders vor, als wenn sich Ihr Briefkopf am gesamten linken Rand der ersten Seite befindet.

Befindet sich Ihr Briefkopf über dem oberen Rand der ersten Seite, müssen Sie im Wesentlichen sicherstellen, dass die Ränder auf der ersten Seite anders sind als auf den nachfolgenden Seiten Ihres Dokuments. Dies kann erreicht werden, indem Abschnittsumbrüche verwendet und die Ränder in jedem Abschnitt unterschiedlich festgelegt werden. Ein solcher Ansatz kann jedoch zu unvorhergesehenen Problemen führen. Der beste Weg ist, mit den Überschriften im Dokument zu „spielen“, um den gewünschten Abstand zu erhalten. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Bestimmen Sie die Ränder, die für einen regulären (nicht Briefkopf)

verwendet werden sollen Stück Papier in Ihrem Brief.

  1. Bestimmen Sie den oberen Rand, den Sie auf der ersten Seite verwenden möchten, um Ihren Briefkopf zu berücksichtigen.

  2. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument, das als Briefkopfvorlage dient.

  3. Wählen Sie im Menü Datei die Option Seite einrichten. Word zeigt das Dialogfeld Seite einrichten an.

  4. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Ränder angezeigt wird. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Ändern Sie die Randeinstellungen so, dass sie den in Schritt 1 festgelegten Rändern entsprechen. (Dies sind die Ränder für ein normales Blatt Papier.)

  6. Wenn Sie Word 97 oder Word 2000 verwenden, stellen Sie sicher, dass die Positionen für Kopf- und Fußzeile kleiner sind als die in Schritt 6 festgelegten oberen und unteren Ränder.

  7. Zeigen Sie die Registerkarte Layout an. (Siehe Abbildung 2.)

  8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterschiedliche erste Seite.

  9. Wenn Sie Word 2002 oder Word 2003 verwenden, stellen Sie sicher, dass die Positionen für Kopf- und Fußzeile kleiner sind als die in Schritt 6 festgelegten oberen und unteren Ränder.

  10. Klicken Sie auf OK.

  11. Drücken Sie die Eingabetaste so oft, bis Ihr Dokument zwei Seiten enthält.

  12. Drücken Sie Strg + Home, um zum Anfang des Dokuments zurückzukehren.

  13. Wählen Sie im Menü Ansicht die Option Kopf- und Fußzeile. Word zeigt das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile an, und die Einfügemarke sollte sich im Kopfzeilenbereich der Seite befinden.

  14. Wählen Sie im Menü Format die Option Absatz. Word zeigt das Dialogfeld Absatz an. (Siehe Abbildung 3.)

  15. Beziehen Sie sich auf den Rand der ersten Seite, den Sie in Schritt 2 festgelegt haben. Subtrahieren Sie von diesem Rand die in Schritt 7 festgelegte Position der Kopfzeile. Angenommen, der Wert ist in Zoll, multiplizieren Sie diesen Wert mit 72, um ihn in Punkte umzuwandeln.

(Wenn Sie beispielsweise in Schritt 2 festgestellt haben, dass Sie 3,5 Zoll benötigen und die Position des Headers in Schritt 7 0,75 Zoll betrug, beträgt das Ergebnis der Subtraktion 2,75 Zoll. Multiplizieren Sie 2,75 mit 72, und Sie erhalten 198 Punkte .)

  1. Setzen Sie den After-Wert auf den in Schritt 16 ermittelten Wert.

  2. Klicken Sie auf OK.

  3. Löschen Sie alle Absätze, die Sie in Schritt 12 eingegeben haben.

  4. Speichern Sie Ihr Dokument als Vorlage.

Sie können die Vorlage jetzt als Grundlage für Ihre zukünftigen Briefe verwenden, und der Briefkopf auf der ersten Seite wird automatisch kompensiert.

Wenn der Briefkopf Ihres Unternehmens am linken Rand der ersten Seite ausgerichtet ist (wie dies bei vielen Anwaltskanzleien der Fall ist), müssen Sie beim Erstellen der Vorlage einen anderen Ansatz wählen. Befolgen Sie stattdessen diese Schritte:

  1. Bestimmen Sie die Ränder, die für einen regulären (nicht Briefkopf)

verwendet werden sollen Stück Papier in Ihrem Brief.

  1. Bestimmen Sie den linken Rand, den Sie auf der ersten Seite verwenden möchten, um Ihren Briefkopf zu berücksichtigen.

  2. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument, das als Briefkopfvorlage dient.

  3. Wählen Sie im Menü Datei die Option Seite einrichten. Word zeigt das Dialogfeld Seite einrichten an.

  4. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Ränder angezeigt wird.

  5. Ändern Sie die Randeinstellungen so, dass sie den in Schritt 1 festgelegten Rändern entsprechen. (Dies sind die Ränder für ein normales Blatt Papier.)

  6. Wenn Sie Word 97 oder Word 2000 verwenden, stellen Sie sicher, dass die Positionen für Kopf- und Fußzeile kleiner sind als die in Schritt 6 festgelegten oberen und unteren Ränder.

  7. Zeigen Sie die Registerkarte Layout an.

  8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterschiedliche erste Seite.

  9. Wenn Sie Word 2002 oder Word 2003 verwenden, stellen Sie sicher, dass die Positionen für Kopf- und Fußzeile kleiner sind als die in Schritt 6 festgelegten oberen und unteren Ränder.

  10. Klicken Sie auf OK.

  11. Drücken Sie die Eingabetaste so oft, bis Ihr Dokument zwei Seiten enthält.

  12. Drücken Sie Strg + Home, um zum Anfang des Dokuments zurückzukehren.

  13. Wählen Sie im Menü Ansicht die Option Kopf- und Fußzeile. Word zeigt das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile an, und die Einfügemarke sollte sich im Kopfzeilenbereich der Seite befinden.

  14. Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Textfeld. Bei Bedarf wechselt Word zur Ansicht Drucklayout, und der Mauszeiger ändert sich in ein Fadenkreuz.

  15. Zeichnen Sie mit dem Mauszeiger ein Textfeld auf der linken Seite der ersten Seite, das ungefähr der Breite des Briefkopfs entspricht und sich vom Kopfzeilenbereich oben auf der Seite bis zum Fußzeilenbereich unten erstreckt.

  16. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Umriss des Textfelds und wählen Sie im Kontextmenü die Option Textfeld formatieren. Word zeigt das Dialogfeld Textfeld formatieren an.

  17. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Farben und Linien angezeigt wird. (Siehe Abbildung 4.)

  18. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Farbe die Option Keine Linie.

  19. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Größe angezeigt wird. (Siehe Abbildung 5.)

  20. Stellen Sie den Wert für die Breite gleich dem Rand ein, den Sie in Schritt 2 festgelegt haben.

  21. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Layout angezeigt wird. (Siehe Abbildung 6.)

  22. Klicken Sie auf Fest und wählen Sie die linke horizontale Ausrichtung.

  23. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert. Word zeigt das Dialogfeld Erweitertes Layout an. (Siehe Abbildung 7.)

  24. Im Bereich Horizontale Ausrichtung sollte die Ausrichtung relativ zur Seite auf Links eingestellt sein.

  25. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Erweitertes Layout zu schließen.

  26. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Textfeld formatieren zu schließen.

  27. Löschen Sie alle Absätze, die Sie in Schritt 12 eingegeben haben.

  28. Speichern Sie Ihr Dokument als Vorlage.

Da das eingegebene Textfeld im Header-Absatz der ersten Seite verankert war, wird das Textfeld nur auf der ersten Seite angezeigt. Der Text wird umbrochen, und Ihre Ränder scheinen auf den folgenden Seiten wieder normal zu sein.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (9406) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Erstellen einer Briefkopfvorlage.