Eine der häufigsten Aufgaben in Word ist das Schreiben von Briefen. Viele Unternehmen verwenden vorgedruckten Briefkopf für das erste Blatt eines Briefes und dann normales Papier für nachfolgende Blätter. Wenn Sie dies tun, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie ein Dokument am besten formatieren können, das dann als Briefkopfvorlage verwendet werden kann.

Der beste Weg, um diese Aufgabe zu erledigen, hängt von der Ausrichtung Ihres Briefkopfs ab. Befindet sich Ihr Briefkopf am oberen Rand der ersten Seite, gehen Sie anders vor, als wenn sich Ihr Briefkopf am gesamten linken Rand der ersten Seite befindet.

Wenn sich Ihr Briefkopf über dem oberen Rand der ersten Seite befindet, müssen Sie im Wesentlichen sicherstellen, dass die Ränder auf der ersten Seite anders sind als auf den nachfolgenden Seiten Ihres Dokuments. Dies kann erreicht werden, indem Abschnittsumbrüche verwendet und die Ränder in jedem Abschnitt unterschiedlich festgelegt werden. Ein solcher Ansatz kann jedoch zu unvorhergesehenen Problemen führen. Der beste Weg ist, mit den Überschriften im Dokument zu „spielen“, um den gewünschten Abstand zu erhalten. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Bestimmen Sie die Ränder, die für einen regulären (nicht Briefkopf)

verwendet werden sollen Stück Papier in Ihrem Brief.

  1. Bestimmen Sie den oberen Rand, den Sie auf der ersten Seite verwenden möchten, um Ihren Briefkopf zu berücksichtigen.

  2. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument, das als Briefkopfvorlage dient.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout des Menübands.

  4. Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf das Werkzeug Ränder, und klicken Sie dann auf Benutzerdefinierte Ränder. Word zeigt die Registerkarte Ränder des Dialogfelds Seite einrichten an.

(Siehe Abbildung 1.)

  1. Ändern Sie die Randeinstellungen so, dass sie den in Schritt 1 festgelegten Rändern entsprechen. (Dies sind die Ränder für ein normales Blatt Papier.)

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Layout an. (Siehe Abbildung 2.)

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterschiedliche erste Seite.

  4. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen für Kopf- und Fußzeile kleiner sind als die in Schritt 6 festgelegten oberen und unteren Ränder.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Drücken Sie die Eingabetaste so oft, bis Ihr Dokument zwei Seiten enthält.

  7. Drücken Sie Strg + Home, um zum Anfang des Dokuments zurückzukehren.

  8. Zeigen Sie die Registerkarte Einfügen des Menübands an.

  9. Klicken Sie in der Gruppe Kopf- und Fußzeile auf das Kopfzeilenwerkzeug und wählen Sie Kopfzeile bearbeiten. Word aktiviert den Kopfbereich der Seite.

  10. Zeigen Sie die Registerkarte Startseite des Menübands an und klicken Sie auf das kleine Symbol unten rechts in der Absatzgruppe. Word zeigt das Dialogfeld Absatz an. (Siehe Abbildung 3.)

  11. Beziehen Sie sich auf den Rand der ersten Seite, den Sie in Schritt 2 festgelegt haben. Subtrahieren Sie von diesem Rand die in Schritt 6 festgelegte Position der Kopfzeile. Angenommen, der Wert ist in Zoll, multiplizieren Sie diesen Wert mit 72, um ihn in Punkte umzuwandeln.

(Wenn Sie beispielsweise in Schritt 2 festgestellt haben, dass Sie 3,5 Zoll benötigen und die Position des Headers in Schritt 6 0,75 Zoll betrug, beträgt das Ergebnis der Subtraktion 2,75 Zoll. Multiplizieren Sie 2,75 mit 72, und Sie erhalten 198 Punkte .)

  1. Setzen Sie den After-Wert auf den in Schritt 16 ermittelten Wert.

  2. Klicken Sie auf OK.

  3. Löschen Sie alle Absätze, die Sie in Schritt 11 eingegeben haben.

  4. Speichern Sie Ihr Dokument als Vorlage.

Sie können die Vorlage jetzt als Grundlage für Ihre zukünftigen Briefe verwenden und der Briefkopf auf der ersten Seite wird automatisch kompensiert.

Wenn der Briefkopf Ihres Unternehmens am linken Rand der ersten Seite ausgerichtet ist (wie dies bei vielen Anwaltskanzleien der Fall ist), müssen Sie beim Erstellen der Vorlage einen anderen Ansatz wählen. Befolgen Sie stattdessen diese Schritte:

  1. Bestimmen Sie die Ränder, die für einen regulären (nicht Briefkopf)

verwendet werden sollen Stück Papier in Ihrem Brief.

  1. Bestimmen Sie den linken Rand, den Sie auf der ersten Seite verwenden möchten, um Ihren Briefkopf zu berücksichtigen.

  2. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument, das als Briefkopfvorlage dient.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout des Menübands.

  4. Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf das Werkzeug Ränder, und klicken Sie dann auf Benutzerdefinierte Ränder. Word zeigt die Registerkarte Ränder des Dialogfelds Seite einrichten an.

  5. Ändern Sie die Randeinstellungen so, dass sie den in Schritt 1 festgelegten Rändern entsprechen. (Dies sind die Ränder für ein normales Blatt Papier.)

  6. Zeigen Sie die Registerkarte Layout an.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterschiedliche erste Seite.

  8. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen für Kopf- und Fußzeile kleiner sind als die in Schritt 6 festgelegten oberen und unteren Ränder.

  9. Klicken Sie auf OK.

  10. Drücken Sie die Eingabetaste so oft, bis Ihr Dokument zwei Seiten enthält.

  11. Drücken Sie Strg + Home, um zum Anfang des Dokuments zurückzukehren.

  12. Zeigen Sie die Registerkarte Einfügen des Menübands an.

  13. Klicken Sie in der Gruppe Kopf- und Fußzeile auf das Kopfzeilenwerkzeug und wählen Sie Kopfzeile bearbeiten. Word aktiviert den Kopfbereich der Seite.

  14. Zeigen Sie die Registerkarte Einfügen des Menübands an.

  15. Klicken Sie in der Gruppe Text auf das Textfeld-Werkzeug und wählen Sie dann Textfeld zeichnen. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Fadenkreuz.

  16. Zeichnen Sie mit dem Mauszeiger ein Textfeld auf der linken Seite der ersten Seite, das ungefähr der Breite des Briefkopfs entspricht und sich vom Kopfbereich oben auf der Seite bis zum Fußbereich unten erstreckt.

  17. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Umriss des Textfelds und wählen Sie im Kontextmenü die Option Textfeld formatieren. Word zeigt das Dialogfeld Textfeld formatieren an.

(In Word 2010 wird das Textfeld Form formatieren angezeigt.)

  1. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Farben und Linien angezeigt wird. (Siehe Abbildung 4.)

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Farbe die Option Keine Linie.

  3. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Größe angezeigt wird. (Siehe Abbildung 5.)

  4. Stellen Sie den Breitenwert (Absolut) gleich dem in Schritt 2 festgelegten Rand ein.

  5. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Layout angezeigt wird. (Siehe Abbildung 6.)

  6. Klicken Sie auf Fest und wählen Sie die linke horizontale Ausrichtung.

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert. Word zeigt das Dialogfeld Erweitertes Layout an. (Siehe Abbildung 7.)

  8. Im Bereich Horizontale Ausrichtung sollte die Ausrichtung relativ zur Seite auf Links eingestellt sein.

  9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Erweitertes Layout zu schließen.

  10. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Textfeld formatieren zu schließen.

  11. Löschen Sie alle Absätze, die Sie in Schritt 11 eingegeben haben.

  12. Speichern Sie Ihr Dokument als Vorlage.

Da das eingegebene Textfeld im Header-Absatz der ersten Seite verankert war, wird das Textfeld nur auf der ersten Seite angezeigt. Der Text wird umbrochen, und Ihre Ränder scheinen auf den folgenden Seiten wieder normal zu sein.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (9412) gilt für Microsoft Word 2007 und 2010. Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Word finden Sie hier:

Erstellen einer Briefkopfvorlage.