Die AutoText-Funktion in Word ist sehr hilfreich, da sie eine schnelle Möglichkeit bietet, allgemeine Informationen mit nur wenigen Tastenanschlägen in Ihr Dokument einzugeben. Wie genau Sie AutoText verwenden, wurde in anderen Ausgaben von _WordTips _. beschrieben. Nachdem Sie es eine Weile verwendet und eine Reihe von AutoText-Einträgen erstellt haben, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie alle diese Einträge sichern können.

Das Sichern Ihrer AutoText-Einträge ist sehr einfach, wenn Sie sich daran erinnern, wo diese Einträge gespeichert sind – in Vorlagen. Die Standardvorlage, in der sie gespeichert sind, ist die normale Vorlage. Wenn Sie beim Definieren von AutoText-Einträgen besondere Sorgfalt walten lassen, können Sie diese in verschiedenen Vorlagen speichern, die meisten Benutzer jedoch nicht. Sie befinden sich einfach am Standardspeicherort, an dem sie mit all Ihren Dokumenten verwendet werden können.

Sobald Sie verstanden haben, dass AutoText-Einträge höchstwahrscheinlich in der Normal-Vorlage enthalten sind, können Sie diese Datei einfach sichern und Ihre AutoText-Einträge sichern. Wenn Sie alternativ AutoText-Einträge in anderen Vorlagendateien gespeichert haben, müssen Sie diese Dateien nur sichern, und Sie werden auch in diesem Bereich behandelt.

Wenn Sie den Ordner bestimmen, in dem die normale Vorlage gespeichert ist, können Sie schnell Ihr eigenes „Vorlagen-Backup-Tool“ erstellen. Setzen Sie sich mit Bleistift und Papier hin und suchen Sie mit dem Windows-Suchwerkzeug die Standardvorlage, die für Ihre Word-Version geeignet ist, oder eine andere Vorlage, in der Sie AutoText-Einträge gespeichert haben. Notieren Sie sich die vollständigen Pfadnamen, sobald Sie sie gefunden haben. Auf einem meiner Systeme habe ich beispielsweise Folgendes notiert:

C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates\normal.dot

Ihre Vorlagen befinden sich wahrscheinlich an einem anderen Ort. Stellen Sie sicher, dass Sie den Pfad genau aufschreiben.

Wenn Sie den Pfad für Ihre Vorlagendatei gefunden haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Notepad-Zubehör.

  2. Geben Sie im Editor den folgenden Befehl ein und ersetzen Sie das Wort „Quelle“

mit dem vollständigen Pfad zu Ihrer Vorlagendatei (der von Ihnen notierten) und dem Ersetzen des Wortes „Ziel“ durch den vollständigen Pfad zu dem Ort, an dem sich Ihr Backup befinden soll. Wenn sich in Ihrem Quell- oder Zielpfad Leerzeichen befinden (wie im obigen Beispiel), stellen Sie sicher, dass Sie diese mit Anführungszeichen umgeben.

  1. Drücken Sie die Eingabetaste und geben Sie für jede Vorlage, die Sie sichern möchten, eine ähnliche Zeile ein.

  2. Speichern Sie die Notepad-Datei und geben Sie ihr einen Namen, der mit .bat endet, z. B. „SaveTemplate.bat“.

  3. Notepad verlassen.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Desktop. Windows zeigt ein Kontextmenü an, in dem Sie Neu und dann Verknüpfung auswählen sollten. (Was als Nächstes angezeigt wird, hängt von der verwendeten Windows-Version ab.)

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die in Schritt 4 gespeicherte Datei zu suchen. Dies ist das Programm (technisch gesehen eine „Batch-Datei“), das die Verknüpfung für Sie ausführen soll.

  6. Beenden Sie die Erstellung Ihrer Verknüpfung. Wenn Sie fertig sind, sollte es auf Ihrem Desktop angezeigt werden.

  7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue Verknüpfung und wählen Sie im Kontextmenü die Option Eigenschaften. Windows zeigt ein Dialogfeld Eigenschaften für die Verknüpfung an. Das genaue Erscheinungsbild dieses Dialogfelds und die darin enthaltenen Registerkarten hängen von Ihrer Windows-Version ab.

  8. Überprüfen Sie die verschiedenen Registerkarten im Dialogfeld, bis Sie die Dropdown-Liste Ausführen finden. Ändern Sie diese Dropdown-Liste, um die Option Minimiert auszuwählen.

  9. Aktivieren Sie die verschiedenen Registerkarten im Dialogfeld, bis Sie das Kontrollkästchen Beim Beenden schließen aktivieren. (Dieses Kontrollkästchen ist in einigen Windows-Versionen möglicherweise nicht verfügbar.) Dieses Kontrollkästchen sollte aktiviert sein.

  10. Schließen Sie das Dialogfeld Eigenschaften.

Jetzt haben Sie eine Batch-Datei, die bei jedem Doppelklick auf die Verknüpfung den Befehl ausgibt, der zum Kopieren der in den Schritten 2 und 3 angegebenen Vorlagen erforderlich ist. Sie sollten sicherstellen, dass Sie die Sicherung nur ausführen, wenn Word nicht ausgeführt wird. Dies liegt daran, dass alle Änderungen, die Sie an Ihren AutoText-Einträgen vornehmen, erst nach dem Beenden von Word gespeichert werden. Wenn Sie also während der Ausführung von Word eine Sicherungskopie erstellen, werden keine AutoText-Änderungen gespeichert, die während der aktuellen Word-Sitzung vorgenommen wurden.

Dieser Ansatz zum Sichern von Dateien (mithilfe einer Batchdatei) ist auch zum Sichern anderer Dateien nützlich. Sie müssen lediglich die Quelle und das Ziel im Kopierbefehl anpassen und können eine Batchdatei entwickeln, die genau das tut, was Sie möchten. Zu diesem Zweck möchten Sie möglicherweise erfahren, welche anderen Dateien Sie möglicherweise in Word sichern möchten. Die folgenden Ressourcen, die auf http://word.mvps.org [Word MVP-Site] verwaltet werden, helfen Ihnen in dieser Hinsicht:

http://wordmvp.com/FAQs/General/FilesToBackup.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/WhatTemplatesStore.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/ExportAutocorrect.htm

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1333) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

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