Angenommen, Sie möchten auf einen Schlag ein bestimmtes Formatierungsattribut auf alle Überschriften in Ihrem Dokument anwenden. Wenn Sie in Ihrem Dokument vier Überschriftenebenen verwenden und alle rot machen möchten, können Sie mit Suchen und Ersetzen nacheinander nach allen Überschriftenebenen suchen und diese in Rot ändern. Das wird natürlich langweilig. Sie könnten den Prozess mithilfe eines Makros beschleunigen, aber das Makro wäre noch ziemlich lang, da Sie immer noch vier separate Such- und Ersetzungsvorgänge ausführen müssten.

Es gibt jedoch einen schnelleren Weg: Arbeiten Sie in der Gliederungsansicht. Wenn Sie in der Gliederungsansicht nur bestimmte Überschriftenebenen anzeigen, werden Suchen und Ersetzen nur für diese bestimmten Überschriftenebenen ausgeführt. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Wechseln Sie zur Gliederungsansicht, indem Sie in der Statusleiste auf die Schaltfläche Gliederungsansicht klicken.

  2. Klicken Sie in der Gliederungssymbolleiste auf die Nummer 4, damit nur Ihre Überschriften der Ebenen 1 bis 4 angezeigt werden.

  3. Drücken Sie Strg + H, um die Registerkarte Ersetzen des Dialogfelds Suchen und Ersetzen anzuzeigen.

  4. Wenn verfügbar, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Geben Sie im Feld Suchen nach ein Sternchen ein.

  6. Geben Sie im Feld Ersetzen durch ^ & ein, um anzugeben, dass Sie das gefundene durch das gefundene ersetzen möchten.

  7. Klicken Sie mit der Einfügemarke noch im Feld Ersetzen durch auf die Schaltfläche Formatieren und wählen Sie Schriftart. Word zeigt das Dialogfeld Schriftart ersetzen an. (Siehe Abbildung 2.)

  8. Wählen Sie mit dem Steuerelement Schriftfarbe die Farbe Rot aus, die Sie verwenden möchten.

  9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Schriftart ersetzen zu schließen.

  10. Klicken Sie auf Alle ersetzen.

Das Ergebnis dieses Verfahrens ist, dass alle Überschriften im Dokument in roten Text geändert werden. Dies funktioniert, da Suchen und Ersetzen nur mit dem funktioniert, was sichtbar ist, wenn Sie in der Gliederungsansicht arbeiten. Wenn Sie nicht Suchen und Ersetzen verwenden, sondern das gesamte Dokument auswählen (Strg + A) und die Schriftart in Rot ändern, nimmt Word die Änderungen an allem vor, was Sie sehen und was verborgen ist. Wenn Sie stattdessen Suchen und Ersetzen verwenden, wird nur der sichtbare Text geändert.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (48) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Alle Überschriften gleichzeitig formatieren.