Angenommen, Sie möchten auf einen Schlag ein bestimmtes Formatierungsattribut auf alle Überschriften in Ihrem Dokument anwenden. Wenn Sie in Ihrem Dokument vier Überschriftenebenen verwenden und alle rot machen möchten, können Sie mit Suchen und Ersetzen nacheinander nach allen Überschriftenebenen suchen und diese in Rot ändern. Das wird natürlich langweilig. Sie könnten den Prozess mithilfe eines Makros beschleunigen, aber das Makro wäre noch ziemlich lang, da Sie immer noch vier separate Such- und Ersetzungsvorgänge ausführen müssten.

Es gibt jedoch einen schnelleren Weg: Arbeiten Sie in der Gliederungsansicht. Wenn Sie in der Gliederungsansicht nur bestimmte Überschriftenebenen anzeigen, werden Suchen und Ersetzen nur für diese bestimmten Überschriftenebenen ausgeführt. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Wechseln Sie zur Gliederungsansicht, indem Sie in der Statusleiste auf die Schaltfläche Gliederungsansicht klicken.

  2. Verwenden Sie die Dropdown-Liste Ebene anzeigen auf der Registerkarte Gliederung des Menübands, um Ebene 4 auszuwählen.

  3. Drücken Sie Strg + H, um die Registerkarte Ersetzen des Dialogfelds Suchen und Ersetzen anzuzeigen.

  4. Wenn verfügbar, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Geben Sie im Feld Suchen nach ^ ein? um anzuzeigen, dass Sie ein beliebiges Zeichen ersetzen möchten.

  6. Geben Sie im Feld Ersetzen durch ^ & ein, um anzugeben, dass Sie das gefundene durch das gefundene ersetzen möchten.

  7. Klicken Sie mit der Einfügemarke noch im Feld Ersetzen durch auf die Schaltfläche Formatieren und wählen Sie Schriftart. Word zeigt das Dialogfeld Schriftart ersetzen an. (Siehe Abbildung 2.)

  8. Wählen Sie mit dem Steuerelement Schriftfarbe die Farbe Rot aus, die Sie verwenden möchten.

  9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Schriftart ersetzen zu schließen.

  10. Klicken Sie auf Alle ersetzen.

Das Ergebnis dieses Verfahrens ist, dass alle Überschriften im Dokument in roten Text geändert werden. Dies funktioniert, da Suchen und Ersetzen nur mit dem funktioniert, was sichtbar ist, wenn Sie in der Gliederungsansicht arbeiten. Wenn Sie nicht Suchen und Ersetzen verwenden, sondern das gesamte Dokument auswählen (Strg + A) und die Schriftart in Rot ändern, nimmt Word die Änderungen an allem vor, was Sie sehen und was verborgen ist. Wenn Sie stattdessen Suchen und Ersetzen verwenden, wird nur der sichtbare Text geändert.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (5969) gilt für Microsoft Word 2007 und 2010. Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Word finden Sie hier:

Alle Überschriften gleichzeitig formatieren.