Erin möchte einen Seriendruck mit Quelldaten durchführen, die sich in einem Excel-Arbeitsblatt befinden, in dem eine bestimmte Person mehrere Datenzeilen haben kann. Sie stellt fest, dass sie bei Verwendung von SQL „GROUP BY“ verwenden könnte, um sicherzustellen, dass alle Datensätze einer bestimmten Person zusammengefasst wurden. Sie möchte Datensätze „gruppieren“, damit sie alle Datensätze für eine bestimmte Person in einem einzigen Zusammenführungsdokument zusammenfassen kann.

Dies ist mit den Seriendruckfunktionen von Word nicht möglich. Tatsächlich ist die Zusammenführung in Bezug auf solche Angelegenheiten eher begrenzt, da Informationen im Allgemeinen so entnommen werden, wie sie aus dem Quelldokument stammen. Dies bedeutet, dass es am besten ist, die Quelle zu untersuchen und in der Arbeitsmappe zu sortieren, zu komprimieren und auszuwählen, bevor Sie die Zusammenführung durchführen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie mit Ihren Daten arbeiten können, einschließlich des Entfernens doppelter Datensätze oder der Verwendung von Makros, um doppelte Datensätze zu einem einzigen Datensatz zusammenzufassen. (Ausführliche Informationen zu einigen dieser Methoden finden Sie auf der Website ExcelTips:

http://excel.tips.net.)

Die andere Möglichkeit besteht darin, auf Excel zu verzichten und Ihre Daten in einem echten Datenbankprogramm wie Access abzulegen. Dort können Sie – genau wie bei einer SQL-Datenbank – viele Arten der Verarbeitung durchführen, um Ansichten von Informationen (Abfragen) zu erstellen, die als Quelldaten für einen Word-Seriendruck verwendet werden können. Auf diese Weise können Sie die gewünschten GROUP BY-Funktionen problemlos verwenden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (7451) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Gruppieren von Datensätzen in einem Seriendruck.