Erin möchte einen Seriendruck mit Quelldaten durchführen, die sich in einem Excel-Arbeitsblatt befinden, in dem eine bestimmte Person mehrere Datenzeilen haben kann. Sie stellt fest, dass sie bei Verwendung von SQL „GROUP BY“ verwenden könnte, um sicherzustellen, dass alle Datensätze einer bestimmten Person zusammengefasst wurden. Sie möchte Datensätze „gruppieren“, damit sie alle Datensätze für eine bestimmte Person in einem einzigen Zusammenführungsdokument zusammenfassen kann.

Dies ist mit den Seriendruckfunktionen von Word nicht einfach zu bewerkstelligen, mit einer Ausnahme: Sie können dies tun, wenn Sie einen Seriendruck zusammenführen. Wenn Sie diese Art der Zusammenführung durchführen, finden Sie in diesem Microsoft Office Support-Artikel ausführliche Informationen zum Gruppieren von Datensätzen:

https://support.office.com/en-us/article/use-mail-merge-for-bulk-email-letters-labels-and-envelopes-f488ed5b-b849-4c11-9cff-932c49474705?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Wenn Sie eine andere Art der Zusammenführung durchführen (z. B. das Zusammenführen mit Buchstaben oder Etiketten), haben Sie ziemlich viel Pech. Die Zusammenführungsfunktion nimmt im Allgemeinen Informationen auf, wenn sie aus dem Quelldokument eingegeben werden. Dies bedeutet, dass es am besten ist, die Quelle zu untersuchen und in der Arbeitsmappe zu sortieren, zu komprimieren und auszuwählen, bevor Sie die Zusammenführung durchführen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie mit Ihren Daten arbeiten können, einschließlich des Entfernens doppelter Datensätze oder der Verwendung von Makros, um doppelte Datensätze zu einem einzigen Datensatz zusammenzufassen. (Ausführliche Informationen zu einigen dieser Methoden finden Sie auf der Website ExcelTips: http://excelribbon.tips.net.)

Die andere Möglichkeit besteht darin, auf Excel zu verzichten und Ihre Daten in einem echten Datenbankprogramm wie Access abzulegen. Dort können Sie – genau wie bei einer SQL-Datenbank – viele Arten der Verarbeitung durchführen, um Ansichten von Informationen (Abfragen) zu erstellen, die als Quelldaten für einen Word-Seriendruck verwendet werden können. Auf diese Weise können Sie die gewünschten GROUP BY-Funktionen problemlos verwenden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13158) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

Datensätze in einem Seriendruck gruppieren.