Wenn Sie routinemäßig sehr lange Adressen in den Umschlägen verwenden, die Sie in Word erstellen, haben Sie möglicherweise bemerkt, dass Word die Anzahl der Zeilen begrenzt, die Sie in eine Adresse einfügen können. Diese Begrenzung macht sich nicht bemerkbar, wenn Sie die Option Umschläge und Beschriftungen im Menü Extras verwenden, in die Sie so viele Zeilen eingeben können, wie Sie möchten. Stattdessen kann Word entscheiden, nicht alle Adresszeilen zu drucken, wenn Sie den Umschlag tatsächlich drucken oder erstellen. Verschiedene Leser geben an, dass je nach Schriftgröße sechs bis acht Zeilen gedruckt werden können.

Der Grund dafür ist ganz einfach. Das Werkzeug Umschläge und Beschriftungen in Word hängt beim Erstellen eines Umschlags von einem vordefinierten Stil ab. Der Adressstil heißt entsprechend Umschlagadresse. Wenn Sie im Dialogfeld Umschläge und Beschriftungen auf die Schaltflächen Drucken oder Zum Dokument hinzufügen klicken, wird dieser Stil erfasst und für den Adressbereich selbst verwendet.

Das Problem ist, dass der Stil so definiert ist, dass ein Rahmen verwendet wird, was an und für sich kein Problem darstellt. Das Problem ist, dass der Rahmen so definiert ist, dass er genau eine bestimmte Höhe hat. Wenn der Text nicht in diesen Rahmen passt, wird der untere Teil Ihres Textes einfach abgeschnitten.

Es gibt eine einfache Lösung für dieses Problem: Sie müssen lediglich den Stil ändern. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte, wenn Sie Word 97 oder Word 2000 verwenden, um dieses Problem zu beheben:

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Werkzeug Neu, um ein neues Dokument basierend auf dem Normal.Dot-Stil zu öffnen. (Wenn Sie dieses Problem in anderen Vorlagen beheben möchten, sollten Sie die Vorlage direkt öffnen oder ein leeres Dokument basierend auf diesem Stil erstellen.)

  2. Wählen Sie im Menü Format die Option Stil. Word zeigt das Dialogfeld Stil an.

  3. Stellen Sie in der Dropdown-Liste Liste am unteren Rand des Dialogfelds sicher, dass Sie Alle Stile auswählen.

  4. Wählen Sie in der Liste der Stile Umschlagadresse aus.

  5. Klicken Sie auf Ändern. Word zeigt das Dialogfeld Stil ändern an.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie Frame. Dies zeigt das Dialogfeld Frame an.

  7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Höhe die Option Mindestens aus.

  8. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Frame zu schließen.

  9. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Zur Vorlage hinzufügen unten im Dialogfeld Stil ändern aktiviert ist.

  10. Klicken Sie auf OK.

  11. Klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfeld Stil zu schließen.

Wenn Sie Word 2002 oder Word 2003 verwenden, ist der Vorgang zum Ändern des Stils etwas anders:

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Werkzeug Neu, um ein neues Dokument basierend auf dem Normal.Dot-Stil zu öffnen. (Wenn Sie dieses Problem in anderen Vorlagen beheben möchten, sollten Sie die Vorlage direkt öffnen oder ein leeres Dokument basierend auf diesem Stil erstellen.)

  2. Wählen Sie im Menü Format die Option Stile und Formatierung. Word zeigt den Bereich Stile und Formatierung an.

  3. Stellen Sie in der Dropdown-Liste Anzeigen unten im Bereich Stile und Formatierung sicher, dass Sie Alle Stile auswählen.

  4. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Liste der Stile über den Umschlagadressenstil.

  5. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, der rechts neben dem Stilnamen angezeigt wird.

  6. Klicken Sie auf Ändern. Word zeigt das Dialogfeld Stil ändern an. (Siehe Abbildung 1.)

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie Frame. Word zeigt das Dialogfeld Frame an.

  8. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Höhe die Option Mindestens aus.

  9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Frame zu schließen.

  10. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Zur Vorlage hinzufügen unten im Dialogfeld Stil ändern aktiviert ist.

  11. Klicken Sie auf OK.

  12. Schließen Sie den Bereich Stile und Formatierung.

Wenn Sie Ihr Dokument speichern oder Word schließen, werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Änderungen an der Vorlage speichern möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie dies tun. Jetzt können Sie so viele Zeilen in Ihrem Umschlag haben, wie Sie möchten, da der vom Stil der Umschlagadresse verwendete Rahmen an die Länge des eingegebenen Texts angepasst wird.

Dies hat natürlich eine Einschränkung: Umschläge sind physikalisch nicht unendlich groß. Dies bedeutet, dass Ihr Rahmen möglicherweise den unteren Rand des physischen Umschlags überschreitet. Es gibt keinen wirklichen Weg, sich dagegen zu schützen. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Sie die Anzahl der Zeilen in Ihrer Adresse manuell begrenzen.

Für diejenigen, die mit Frames vertraut sind, besteht eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, darin, die anderen Frame-Attribute zu ändern, die vom Envelope Address-Stil verwendet werden.

Sie können den Rahmen so einstellen, dass er höher auf dem Umschlag erscheint, und einfach die Höhe „Genau“ ändern, damit der Rahmen nicht von der Seite abläuft.

Sie können auch andere Stilattribute ändern, z. B. die verwendete Schriftgröße.

Wie Sie damit umgehen, liegt ganz bei Ihnen und den Arten von Umschlägen, die Sie erstellen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1727) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Zunehmende Umschlagadresszeilen.