In einer Unternehmensumgebung, die Word verwendet, ist es nicht ungewöhnlich, dass das Unternehmen einen Standardsatz von Vorlagen entwickelt hat, die das „Aussehen“ definieren

für die Unternehmenskommunikation gesucht. Wenn Benutzer Änderungen an den Stilen in den Vorlagen vornehmen (es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, ohne es auch nur absichtlich zu versuchen), können die ursprünglichen Vorlagen leicht beschädigt werden.

Angenommen, Mary verwendet die Unternehmensvorlage, um einen Brief zu erstellen, und speichert den Brief dann auf der Festplatte. Später erstellt Bill einen Brief mit derselben Vorlage, nimmt jedoch im Verlauf des Erstellens und Speicherns seines Dokuments einige Änderungen an den Stilen vor. Wenn Mary das nächste Mal ihren Brief öffnet, wirken sich die von Bill vorgenommenen Stiländerungen auf das Aussehen ihres Briefes aus.

Um dieses Problem zu umgehen, ist ein dreigliedriger Ansatz erforderlich. Zunächst müssen Sie Ihre Unternehmensvorlagen geschützt speichern. Zweitens müssen Sie Word einrichten, um ordnungsgemäß darauf zugreifen zu können. und drittens müssen Sie einige Benutzerschulungen durchführen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Vorlagen auf dem Netzwerkserver des Unternehmens in einem speziellen Ordner gespeichert sind, den Sie nur zum Speichern der Vorlagen erstellt haben. Stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf den Ordner hat, dieser jedoch schreibgeschützt sein sollte. Außerdem schadet es nicht, sicherzustellen, dass die Vorlagen schreibgeschützt gespeichert werden. Wenn Sie Probleme beim Einrichten und Speichern der Vorlagen auf diese Weise haben, sollte Ihr Netzwerkadministrator dies recht schnell tun können.

Zweitens wählen Sie in Word Optionen aus dem Menü Extras und zeigen dann die Registerkarte Dateispeicherorte an. Stellen Sie sicher, dass die Spezifikation der Arbeitsgruppenvorlagen auf den speziellen Ordner verweist, den Sie im vorherigen Schritt eingerichtet haben. Stellen Sie dann sicher, dass die Option Benutzervorlagen auf einen privaten Ordner festgelegt ist, entweder auf der Festplatte des Benutzers oder in dessen Speicherplatz auf dem Netzwerkserver.

Drittens weisen Sie die Benutzer an, dass sie, wenn sie Änderungen an einer Vorlage vornehmen möchten (damit sie diese Änderungen immer wieder verwenden können), die Vorlage aus dem geschützten Bereich auf dem Netzwerkserver in ihren Benutzervorlagenbereich kopieren und die Vorlage angeben sollten ein neuer Name. (Dieses Kopieren sollte außerhalb von Word unter Verwendung der Funktionen von Windows selbst erfolgen.)

Änderungen können jetzt an der Vorlage vorgenommen werden, ohne dass dies Auswirkungen auf andere Personen hat.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (9442) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Verwalten von Unternehmensvorlagen.