Verwalten von Unternehmensvorlagen (Microsoft Word)
In einer Unternehmensumgebung, die Word verwendet, ist es nicht ungewöhnlich, dass das Unternehmen einen Standardsatz von Vorlagen entwickelt hat, die das „Aussehen“ definieren
für die Unternehmenskommunikation gesucht. Wenn Benutzer Änderungen an den Stilen in den Vorlagen vornehmen (es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, ohne es absichtlich zu versuchen), können die ursprünglichen Vorlagen leider leicht beschädigt werden.
Angenommen, Mary verwendet die Unternehmensvorlage, um einen Brief zu erstellen, und speichert den Brief dann auf der Festplatte. Später erstellt Bill einen Brief mit derselben Vorlage, nimmt jedoch im Verlauf des Erstellens und Speicherns seines Dokuments einige Änderungen an den Stilen vor. Wenn Mary das nächste Mal ihren Brief öffnet, wirken sich die von Bill vorgenommenen Stiländerungen auf das Aussehen ihres Briefes aus.
Um dieses Problem zu umgehen, ist ein dreigliedriger Ansatz erforderlich. Zunächst müssen Sie Ihre Unternehmensvorlagen geschützt speichern. Zweitens müssen Sie Word einrichten, um ordnungsgemäß darauf zugreifen zu können. und drittens müssen Sie einige Benutzerschulungen durchführen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Vorlagen auf dem Netzwerkserver des Unternehmens in einem speziellen Ordner gespeichert sind, den Sie nur zum Speichern der Vorlagen erstellt haben. Stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf den Ordner hat, dieser jedoch schreibgeschützt sein sollte. Außerdem schadet es nicht, sicherzustellen, dass die Vorlagen schreibgeschützt gespeichert werden. Wenn Sie Probleme beim Einrichten und Speichern der Vorlagen auf diese Weise haben, sollte Ihr Netzwerkadministrator dies recht schnell tun können.
Befolgen Sie zweitens die folgenden Schritte in Word:
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Zeigen Sie das Dialogfeld Word-Optionen an. (Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Word-Optionen. Zeigen Sie in Word 2010 oder einer späteren Version die Registerkarte Datei des Menübands an und klicken Sie dann auf Optionen.)
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Klicken Sie links im Dialogfeld auf die Option Erweitert.
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Scrollen Sie durch die Liste der Optionen, bis Sie den Abschnitt Allgemein sehen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateispeicherorte. Word zeigt das Dialogfeld Dateispeicherorte an. (Siehe Abbildung 1.)
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Stellen Sie sicher, dass die Spezifikation für Arbeitsgruppenvorlagen auf den speziellen Netzwerkserverordner verweist, den Sie im vorherigen Schritt eingerichtet haben.
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Stellen Sie sicher, dass die Option Benutzervorlagen auf einen privaten Ordner festgelegt ist, entweder auf der Festplatte des Benutzers oder in dessen Speicherplatz auf dem Netzwerkserver.
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OK klicken.
Drittens weisen Sie die Benutzer an, dass sie, wenn sie Änderungen an einer Vorlage vornehmen möchten (damit sie diese Änderungen immer wieder verwenden können), die Vorlage aus dem geschützten Bereich auf dem Netzwerkserver in ihren Benutzervorlagenbereich kopieren und der Vorlage eine neue geben sollten Name. (Dieses Kopieren sollte außerhalb von Word unter Verwendung der Funktionen von Windows selbst erfolgen.)
Änderungen können jetzt an der Vorlage vorgenommen werden, ohne dass dies Auswirkungen auf andere Personen hat.
Das Einrichten eines Speicherorts für Arbeitsgruppenvorlagen ist interessant, wenn Sie Word 2013 oder eine neuere Version verwenden. Dies kann sich auf das auswirken, was Sie sehen, wenn Sie in Word ein neues Dokument erstellen. Der Artikel unter dieser furchtbar langen URL geht auf exquisite Details dieser Tangente ein:
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-msoffice_custom-mso_2016/word-2016-templates-featured-vs-shared-vs-custom/d23e9c8f-5420-4bcd-84fd-e502e21ab0a5
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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (9444) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier: