Eine übliche Methode zum Schutz von Dokumenten besteht darin, die Freigabeoptionen festzulegen, die beim Speichern des Dokuments verfügbar sind. Sie können beispielsweise Extras | auswählen Optionen | Speichern Sie und geben Sie den passwords unten im Dialogfeld ein. Ein Kennwort wird zum Öffnen des Dokuments verwendet, das andere, wenn Sie Änderungen am Dokument verhindern möchten.

Der Nachteil dieser Kennwortoptionen besteht darin, dass dem Benutzer ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem er nach einem Kennwort gefragt wird, wenn er versucht, das Dokument zu öffnen. Der Unterschied zwischen den beiden Kennwörtern besteht darin, dass der Benutzer das Dokument ohne dieses Kennwort nicht einmal öffnen kann, wenn Sie zum Öffnen ein Kennwort benötigen. Wenn Sie zum Ändern des Dokuments ein Kennwort benötigen, kann der Benutzer eine schreibgeschützte Kopie des Dokuments öffnen, auch wenn er nicht über das Kennwort verfügt.

Was ist, wenn Sie niemals beabsichtigen, Benutzern das Kennwort bereitzustellen? In diesem Fall scheint es Zeitverschwendung zu sein, nach einem Passwort zu fragen. Stattdessen wäre es schön, wenn die Benutzer das Dialogfeld überspringen und einfach eine schreibgeschützte Kopie des Dokuments öffnen könnten. In diesem Fall gibt es drei Möglichkeiten, eine Lösung zu implementieren.

Die erste (und einfachste) Lösung besteht darin, die Dokumentdatei schreibgeschützt zu machen. Klicken Sie in Windows (nicht in Word) mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie die Option Eigenschaften. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie das schreibgeschützte Attribut für die Datei ändern. Wenn Sie es als schreibgeschützt markieren, kann niemand das Dokument ändern. Beim Öffnen in Word ist es automatisch schreibgeschützt. Natürlich hindert nichts andere daran, dieselben Schritte auszuführen und das schreibgeschützte Attribut zu löschen, damit sie die Originaldatei ändern können.

Der zweite Ansatz besteht darin, Ihre Netzwerkeinstellungen zu nutzen, wenn Sie über ein Netzwerk verfügen. Sprechen Sie einfach mit Ihrem Systemadministrator und lassen Sie ihn einen Ordner erstellen, in den Sie schreiben können, aus dem andere jedoch nur lesen können. Auf diese Weise können sie das Originaldokument nicht ändern, aber Sie können.

Der dritte Ansatz besteht darin, das Dokument anders zu schützen. Wenn Sie im Menü „Extras“ die Option „Dokument schützen“ auswählen, zeigt Word abhängig von Ihrer Word-Version das Dialogfeld „Dokument schützen“ oder den Aufgabenbereich „Dokument schützen“ an. Diese Art des Schutzes wird häufig beim Erstellen von Formularen verwendet, kann jedoch auch auf allgemeine Dokumente angewendet werden.

Stellen Sie im Dialogfeld Dokument schützen sicher, dass die Option Formulare ausgewählt ist, und geben Sie ein Kennwort ein. Wenn das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt geladen wird, wird der Benutzer nicht zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert. Der Benutzer kann auch keine anderen Aufgaben ausführen, z. B. Text auswählen und kopieren.

Der Benutzer kann das Dokument jedoch nach Bedarf anzeigen und drucken.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1654) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Nur-Lese-Dokumente ohne Passwort.