Eine übliche Methode zum Schutz von Dokumenten besteht darin, die Freigabeoptionen festzulegen, die beim Speichern des Dokuments verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise Ihr Dokument in Word 2007 speichern, können Sie Extras | auswählen Allgemeine Optionen und geben Sie im Dialogfeld passwords ein. (Ein Kennwort wird zum Öffnen des Dokuments verwendet, das andere, wenn Sie Änderungen am Dokument verhindern möchten.) Wenn Sie Word 2010 oder eine spätere Version von Word verwenden, wählen Sie Datei | Info | Dokument schützen. Wählen Sie dann Mit Passwort verschlüsseln, damit der Benutzer ein Passwort eingeben muss, um die Datei zu öffnen. Sie können einschränken, welche Arten von Änderungen am Dokument vorgenommen werden können, wenn Sie Bearbeitung einschränken auswählen.

Der Nachteil dieser kennwortbasierten Ansätze besteht darin, dass dem Benutzer beim Versuch, das Dokument zu öffnen, ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem er nach einem Kennwort gefragt wird. Der Unterschied zwischen den beiden Kennwörtern besteht darin, dass der Benutzer das Dokument ohne dieses Kennwort nicht einmal öffnen kann, wenn Sie zum Öffnen ein Kennwort benötigen. Wenn Sie zum Ändern des Dokuments ein Kennwort benötigen, kann der Benutzer eine schreibgeschützte Kopie des Dokuments öffnen, auch wenn er nicht über das Kennwort verfügt.

Was ist, wenn Sie niemals beabsichtigen, Benutzern das Kennwort bereitzustellen? In diesem Fall scheint es Zeitverschwendung zu sein, nach einem Passwort zu fragen. Stattdessen wäre es schön, wenn die Benutzer das Dialogfeld überspringen und einfach eine schreibgeschützte Kopie des Dokuments öffnen könnten. In diesem Szenario gibt es drei Möglichkeiten, eine Lösung zu implementieren.

Die erste (und einfachste) Lösung besteht darin, die Dokumentdatei schreibgeschützt zu machen. Klicken Sie in Windows (nicht in Word) mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie die Option Eigenschaften. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie das schreibgeschützte Attribut für die Datei ändern. Wenn Sie es als schreibgeschützt markieren, kann niemand das Dokument ändern. Beim Öffnen in Word ist es automatisch schreibgeschützt. Natürlich hindert nichts andere daran, dieselben Schritte auszuführen und das schreibgeschützte Attribut zu löschen, damit sie die Originaldatei ändern können.

Der zweite Ansatz besteht darin, Ihre Netzwerkeinstellungen zu nutzen, wenn Sie über ein Netzwerk verfügen. Sprechen Sie einfach mit Ihrem Systemadministrator und lassen Sie ihn einen Ordner erstellen, in den Sie schreiben können, aus dem andere jedoch nur lesen können. Auf diese Weise können sie das Originaldokument nicht ändern, aber Sie können.

Der dritte Ansatz besteht darin, das Dokument anders zu schützen. Wenn Sie Word 2007 verwenden und auf das Tool „Dokument schützen“ (auf der Registerkarte „Überprüfen“ der Multifunktionsleiste) klicken, zeigt Word den Aufgabenbereich „Dokument schützen“ an. Diese Art des Schutzes wird häufig beim Erstellen von Formularen verwendet, kann jedoch auch auf allgemeine Dokumente angewendet werden.

Aktivieren Sie im Aufgabenbereich „Dokument schützen“ das Kontrollkästchen unter „Einschränkungen bearbeiten“. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Formulare ausfüllen“ aus, klicken Sie auf „Ja, Schutz erzwingen“ und geben Sie ein Kennwort ein.

Wenn Sie Word 2010 oder eine neuere Version verwenden, unterscheidet sich das oben aufgeführte Verfahren geringfügig. Klicken Sie in der Gruppe „Schützen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ des Menübands auf das Werkzeug „Bearbeitung einschränken“. Word zeigt eine Liste mit drei Optionen für Formatierungs- und Bearbeitungsbeschränkungen an. Verwenden Sie unter Bearbeitungsbeschränkungen die Option „Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen“

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Keine Änderungen (schreibgeschützt) aus. Klicken Sie auf „Ja, Schutz erzwingen“ und geben Sie ein Kennwort ein.

Wenn das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt geladen wird, wird der Benutzer nicht zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert. Der Benutzer kann auch keine anderen Aufgaben ausführen, z. B. Text auswählen und kopieren. Der Benutzer kann das Dokument jedoch nach Bedarf anzeigen und drucken.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (11257) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

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