Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem Sie Elemente fortlaufend nummerieren müssen, fragen Sie sich möglicherweise, ob Sie mit Word die Beschriftungen für Sie erstellen können. Word bietet viele Möglichkeiten, wie Sie eine Nummerierung in Ihren Dokumenten implementieren können. Sie können beispielsweise verschiedene Felder für die Nummerierung verwenden oder nummerierte Listen, die Untertitelungsfunktion oder das Zusammenführen von E-Mails verwenden. Alle diese Funktionen (und mehr) verwenden zwar eine Art Nummerierung, sind jedoch nicht alle gut zum Erstellen von Etiketten geeignet.

Der einfachste Weg, Beschriftungen mit fortlaufenden Nummern einzurichten, besteht darin, die Umschlag- und Beschriftungsfunktion von Word in Verbindung mit dem SEQ-Feld zu verwenden. Befolgen Sie einfach diese Schritte:

  1. Verwenden Sie die Option Umschläge und Beschriftungen im Menü Extras, um ein Blatt mit leeren Beschriftungen zu erstellen.

  2. Geben Sie oben links das Wort Exponat gefolgt von einem Leerzeichen ein.

  3. Drücken Sie Strg + F9. Word fügt ein Paar Feldklammern in die Beschriftung ein.

  4. Geben Sie SEQ und ein Leerzeichen ein.

  5. Geben Sie einen Namen für diese Zahlenfolge ein, z. B. „Exponat“ (ohne Anführungszeichen).

  6. Drücken Sie F9. Das Feld ist reduziert und eine Nummer erscheint auf Ihrem Etikett.

  7. Formatieren Sie den Inhalt dieses ersten Etiketts nach Ihren Wünschen.

  8. Kopieren Sie das erste Etikett, indem Sie es auswählen und Strg + C drücken.

  9. Wählen Sie nacheinander die anderen Beschriftungen in der ersten Zeile aus und drücken Sie Strg + V. Sie sollten jetzt eine vollständige Zeile der Beschriftungen haben.

  10. Wählen Sie die anderen leeren Zeilen mit Beschriftungen aus und löschen Sie sie.

  11. Wählen Sie die gesamte erste Etikettenreihe aus und drücken Sie Strg + C.

  12. Drücken Sie auf den Rechtspfeil, der Ihre Einfügemarke unmittelbar nach (unter) der ersten Etikettenreihe platzieren soll.

  13. Drücken Sie Strg + V, um eine neue Reihe von Beschriftungen einzufügen. Sie sollten jetzt zwei richtig formatierte Beschriftungszeilen haben. (Mach dir noch keine Sorgen, dass sie die gleichen Nummern haben.)

  14. Drücken Sie Strg + V für jede weitere gewünschte Beschriftungsreihe. Sie möchten genügend Etikettenreihen, um Ihre gesamten Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie also insgesamt 125 Etiketten benötigen und 3 Etiketten pro Zeile erhalten können, sollten Sie am Ende 42 Etikettenreihen haben.

  15. Drücken Sie Strg + A, um alles im Dokument auszuwählen.

  16. Drücken Sie F9. Dadurch werden alle Felder in Ihrer Auswahl aktualisiert. Alle Ihre Nummerierungen sollten jetzt korrekt sein.

Wenn Sie das SEQ-Feld nicht zum Erstellen der Beschriftungen verwenden möchten, können Sie sie auch beim Seriendruck erstellen. Konzeptionell müssen Sie nur Folgendes tun:

  1. Erstellen Sie ein Excel-Arbeitsblatt mit so vielen Zahlen, wie Sie benötigen.

Wenn Sie beispielsweise 175 Beschriftungen benötigen, platzieren Sie einen Titel in Zelle A1 (z. B. „Nummer“) und die 175 Nummern, die Sie in den Zellen A2 bis A176 benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitsmappe speichern.

  1. Wählen Sie in Word im Menü Extras die Option Seriendruck. Daraufhin wird das Dialogfeld Seriendruck-Hilfsprogramm angezeigt.

  2. Führen Sie die Schritte zum Erstellen eines neuen Dokuments aus Beschriftungen und zum Angeben Ihrer Datenquelle aus (das Arbeitsblatt, das Sie in Schritt 1 erstellt haben).

  3. Erstellen Sie das Beispieletikett so, dass es das Wort „Ausstellen“ gefolgt von einem Zusammenführungsfeld enthält, das die Nummer darstellt, die aus dem Excel-Arbeitsblatt abgerufen wird. Stellen Sie sicher, dass der Etiketteninhalt so formatiert ist, wie Sie ihn benötigen.

  4. Führen Sie die Informationen zu einem neuen Dokument zusammen. Sie sollten jetzt ein Dokument haben, das alle Ihre Etiketten enthält, und Sie können sie wie gewünscht drucken.

Natürlich gibt es Lösungen von Drittanbietern, mit denen fortlaufend nummerierte Etiketten erstellt werden können. Eines, das von mehreren WordTips-Abonnenten sehr empfohlen wird, sind Bates Labels von Payne Consulting (http://www.payneconsulting.com). Mit dieser kostenlosen Word-Vorlage können Sie ganz einfach so viele Beschriftungen erstellen, wie Sie für einen bestimmten Zweck benötigen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1492) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Sequential Numbered Labels.