Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem Sie Elemente fortlaufend nummerieren müssen, fragen Sie sich möglicherweise, ob Sie mit Word die Beschriftungen für Sie erstellen können. Word bietet viele Möglichkeiten, wie Sie eine Nummerierung in Ihren Dokumenten implementieren können. Sie können beispielsweise verschiedene Felder für die Nummerierung verwenden oder nummerierte Listen, die Untertitelungsfunktion oder das Zusammenführen von E-Mails verwenden. Alle diese Funktionen (und mehr) verwenden zwar eine Art Nummerierung, sind jedoch nicht alle gut zum Erstellen von Etiketten geeignet.

Der einfachste Weg, Beschriftungen mit fortlaufenden Nummern einzurichten, besteht darin, die Umschlag- und Beschriftungsfunktion von Word in Verbindung mit dem SEQ-Feld zu verwenden. Befolgen Sie einfach diese Schritte:

  1. Zeigen Sie die Registerkarte Mailings des Menübands an.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Erstellen auf das Werkzeug Beschriftungen. Word zeigt die Registerkarte Beschriftungen des Dialogfelds Umschläge und Beschriftungen an. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Löschen Sie alles, was sich im Adressfeld befindet. es sollte leer sein.

  4. Stellen Sie sicher, dass die vollständige Seite desselben Etiketts (im Bereich Drucken) ausgewählt ist.

  5. Klicken Sie in den Bereich Etikett, wenn Sie das von Ihnen verwendete Etikettenmaterial ändern müssen.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument. Word erstellt ein Blatt mit leeren Etiketten.

Diese Beschriftungen sind nichts anderes als eine Word-Tabelle, wobei jede Zelle in der Tabelle eine der Beschriftungen ist, die Sie drucken werden.

  1. Geben Sie oben links das Wort Exponat gefolgt von einem Leerzeichen ein.

  2. Drücken Sie Strg + F9. Word fügt ein Paar Feldklammern in die Beschriftung ein.

  3. Geben Sie SEQ und ein Leerzeichen ein.

  4. Geben Sie einen Namen für diese Zahlenfolge ein, z. B. „Exponat“ (ohne Anführungszeichen). (Siehe Abbildung 2.)

  5. Drücken Sie F9. Das Feld ist reduziert und eine Nummer erscheint auf Ihrem Etikett.

  6. Formatieren Sie den Inhalt dieses ersten Etiketts nach Ihren Wünschen – fett, kursiv, in verschiedenen Farben usw.

  7. Kopieren Sie die erste Beschriftung, indem Sie den gesamten Text in der Tabellenzelle auswählen und Strg + C drücken. (Der Text in der Tabellenzelle besteht aus allem, was Sie in Schritt 7 eingegeben haben, und dem Feld, das Sie in den Schritten 8–11 erstellt haben.)

  8. Platzieren Sie die Einfügemarke nacheinander in den anderen Beschriftungen in der ersten Reihe und drücken Sie Strg + V. Sie sollten jetzt eine vollständige Zeile der Beschriftungen haben. (Siehe Abbildung 3.)

  9. Wählen Sie die anderen leeren Zeilen mit Beschriftungen aus und löschen Sie sie. (Denken Sie daran: Sie arbeiten in einer Tabelle. Wählen Sie einfach die leeren Zeilen aus und verwenden Sie das Löschwerkzeug auf der Registerkarte Tabellenlayout des Menübands.)

  10. Wählen Sie die gesamte erste Etikettenreihe aus und drücken Sie Strg + C.

  11. Drücken Sie auf den Rechtspfeil, der Ihre Einfügemarke unmittelbar nach (unter) der ersten Etikettenreihe platzieren soll.

  12. Drücken Sie Strg + V, um eine neue Reihe von Beschriftungen einzufügen. Sie sollten jetzt zwei richtig formatierte Beschriftungszeilen haben. (Mach dir noch keine Sorgen, dass sie die gleichen Nummern haben.)

  13. Drücken Sie Strg + V für jede weitere gewünschte Beschriftungsreihe. Sie möchten genügend Etikettenreihen, um Ihre gesamten Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie also insgesamt 125 Etiketten benötigen und 3 Etiketten pro Zeile erhalten können, sollten Sie am Ende 42 Etikettenreihen haben.

  14. Drücken Sie Strg + A, um alles im Dokument auszuwählen.

  15. Drücken Sie F9. Dadurch werden alle Felder in Ihrer Auswahl aktualisiert. Alle Ihre Nummerierungen sollten jetzt korrekt sein.

Wenn Ihre Beschriftungen führende Nullen in ihrer Nummerierung haben sollen, können Sie die Schritte 9 und 10 durch die erforderlichen Schritte ersetzen, um Folgendes einzugeben. (Ich verwende hier den Sequenznamen „Exponat“, wie in den Hauptschritten beschrieben. Falls gewünscht, können Sie einen anderen Sequenznamen verwenden.)

SEQ exhibit \# "00000"

Dies alles wird in das Feld eingegeben, das Sie in Schritt 8 erstellt haben, und dann in Schritt 11 auf die endgültige Zahl reduziert. Dies führt zu einer fünfstelligen Zahl, die bei Bedarf mit führenden Nullen versehen ist.

Beachten Sie, dass Sie in Schritt 19 aufgefordert werden, so viele Zeilen einzufügen, wie Sie möchten. Dies gilt nicht nur für eine einzelne Seite. Wenn Sie Strg + V gedrückt halten, wird Ihre Tabelle (so lauten die Beschriftungen – eine Tabelle) problemlos auf mehrere Seiten ausgedehnt. Die Idee ist, einfach so lange einzufügen, bis Sie so viele Zeilen haben, wie für die Anzahl der gewünschten Beschriftungen erforderlich sind.

Beachten Sie, dass die obigen Schritte hervorragend funktionieren, wenn Ihre Beschriftungssequenz mit 1 beginnen soll. Wenn Sie möchten, dass sie mit einer anderen Nummer beginnen (z. B. 57), sind die Schritte etwas anders:

  1. Zeigen Sie die Registerkarte Mailings des Menübands an.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Erstellen auf das Werkzeug Beschriftungen. Word zeigt die Registerkarte Beschriftungen des Dialogfelds Umschläge und Beschriftungen an.

  3. Löschen Sie alles, was sich im Adressfeld befindet. es sollte leer sein.

  4. Stellen Sie sicher, dass die vollständige Seite desselben Etiketts (im Bereich Drucken) ausgewählt ist.

  5. Klicken Sie in den Bereich Etikett, wenn Sie das von Ihnen verwendete Etikettenmaterial ändern müssen.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument. Word erstellt ein Blatt mit leeren Etiketten.

Diese Beschriftungen sind nichts anderes als eine Word-Tabelle, wobei jede Zelle in der Tabelle eine der Beschriftungen ist, die Sie drucken werden.

  1. Geben Sie oben links das Wort Exponat gefolgt von einem Leerzeichen ein.

  2. Drücken Sie Strg + F9. Word fügt ein Paar Feldklammern in die Beschriftung ein.

  3. Geben Sie SEQ und ein Leerzeichen ein.

  4. Geben Sie einen Namen für diese Zahlenfolge ein, z. B. „Exponat“ (ohne Anführungszeichen), gefolgt von einem Leerzeichen.

  5. Geben Sie \ r 57 ein.

  6. Drücken Sie F9. Das Feld ist reduziert und die Nummer 57 erscheint auf Ihrem Etikett.

  7. Formatieren Sie den Inhalt dieses ersten Etiketts nach Ihren Wünschen – fett, kursiv, in verschiedenen Farben usw.

  8. Platzieren Sie die Einfügemarke im Etikett rechts neben dem Etikett, das Sie gerade fertiggestellt haben.

  9. Geben Sie das Wort Exponat gefolgt von einem Leerzeichen ein.

  10. Drücken Sie Strg + F9. Word fügt ein Paar Feldklammern in die Beschriftung ein.

  11. Geben Sie SEQ und ein Leerzeichen ein.

  12. Geben Sie einen Namen für diese Zahlenfolge ein, z. B. „Exponat“ (ohne Anführungszeichen). Dies sollte genau der Name sein, den Sie in Schritt 10 eingegeben haben.

  13. Drücken Sie F9. Das Feld ist reduziert und eine Nummer erscheint auf Ihrem Etikett. (Es ist nicht wirklich wichtig, wie die Nummer zu diesem Zeitpunkt lautet.)

  14. Formatieren Sie den Inhalt dieses zweiten Etiketts nach Ihren Wünschen – fett, kursiv, in verschiedenen Farben usw.

  15. Kopieren Sie die zweite Beschriftung, indem Sie den gesamten Text in der Tabellenzelle auswählen und Strg + C drücken. (Der Text in der Tabellenzelle besteht aus allem, was Sie in Schritt 15 eingegeben haben, und dem Feld, das Sie in den Schritten 16 bis 20 erstellt haben.)

  16. Platzieren Sie die Einfügemarke nacheinander in den anderen Beschriftungen in der ersten Reihe und drücken Sie Strg + V. Sie sollten jetzt eine vollständige Zeile der Beschriftungen haben.

  17. Wählen Sie die anderen leeren Zeilen mit Beschriftungen aus und löschen Sie sie. (Denken Sie daran: Sie arbeiten in einer Tabelle. Löschen Sie daher einfach alle Tabellenzeilen mit Ausnahme der ersten.)

  18. Wählen Sie die gesamte erste Etikettenreihe aus und drücken Sie Strg + C.

  19. Drücken Sie auf den Rechtspfeil, der Ihre Einfügemarke unmittelbar nach (unter) der ersten Etikettenreihe platzieren soll.

  20. Drücken Sie Strg + V, um eine neue Reihe von Beschriftungen einzufügen. Sie sollten jetzt zwei richtig formatierte Beschriftungszeilen haben. (Mach dir noch keine Sorgen, dass sie die gleichen Nummern haben.)

  21. Drücken Sie Strg + V für jede weitere gewünschte Beschriftungsreihe. Sie möchten genügend Etikettenreihen, um Ihre gesamten Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie also insgesamt 125 Etiketten benötigen und 3 Etiketten pro Zeile erhalten können, sollten Sie am Ende 42 Etikettenreihen haben.

  22. Drücken Sie Strg + A, um alles im Dokument auszuwählen.

  23. Drücken Sie F9. Dadurch werden alle Felder in Ihrer Auswahl aktualisiert. Alle Ihre Nummerierungen sollten jetzt korrekt sein.

Es gibt zwei große Unterschiede zwischen diesen und den vorherigen Schritten. Zunächst erstellen Sie zwei Beschriftungen anstelle von einer. Zweitens enthält das Feld in der ersten Beschriftung den Schalter \ r (Schritt 11), um die Anfangssequenznummer festzulegen.

Wenn Sie das SEQ-Feld nicht zum Erstellen der Beschriftungen verwenden möchten, können Sie sie auch beim Seriendruck erstellen. Konzeptionell müssen Sie nur Folgendes tun:

  1. Erstellen Sie ein Excel-Arbeitsblatt mit so vielen Zahlen, wie Sie benötigen.

Wenn Sie beispielsweise 175 Beschriftungen benötigen, platzieren Sie einen Titel in Zelle A1 (z. B. „Nummer“) und die 175 Nummern, die Sie in den Zellen A2 bis A176 benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitsmappe speichern.

  1. Zeigen Sie die Registerkarte Mailings des Menübands an.

  2. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Seriendruck starten, um ein neues Dokument zu erstellen, das aus Beschriftungen besteht und Ihre Datenquelle angibt (das Arbeitsblatt, das Sie in Schritt 1 erstellt haben).

  3. Erstellen Sie das Beispieletikett so, dass es das Wort „Ausstellen“ gefolgt von einem Zusammenführungsfeld enthält, das die Nummer darstellt, die aus dem Excel-Arbeitsblatt abgerufen wird. Stellen Sie sicher, dass der Etiketteninhalt so formatiert ist, wie Sie ihn benötigen.

  4. Führen Sie die Informationen zu einem neuen Dokument zusammen. Sie sollten jetzt ein Dokument haben, das alle Ihre Etiketten enthält, und Sie können sie wie gewünscht drucken.

Natürlich gibt es Lösungen von Drittanbietern, mit denen fortlaufend nummerierte Etiketten erstellt werden können. Ein solches Produkt ist Bates Labels (https://bateslabels.com/). Mit diesem Produkt können Sie problemlos so viele Etiketten erstellen, wie Sie für einen bestimmten Zweck benötigen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (8694) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

Sequential Numbered Labels.