Ein nützlicher Trick, den Sie beim Entwickeln einiger Dokumenttypen verwenden können, ist die Möglichkeit, die verschiedenen Teile des Dokuments anhand der von Ihnen verwendeten Überschriften zu sortieren. Sie können das Dokument beispielsweise nach Überschriften der ersten Ebene (Absätze, die den Stil Überschrift 1 verwenden) sortieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Wechseln Sie zur Gliederungsansicht, indem Sie auf die Schaltfläche Gliederungsansicht klicken, die links neben der horizontalen Bildlaufleiste angezeigt wird.

  2. Reduzieren Sie mithilfe der Steuerelemente in der Gliederungssymbolleiste die Überschriften, sodass nur die Überschriften der ersten Ebene angezeigt werden. (Dieser Schritt ist nicht unbedingt erforderlich, macht den Bildschirm jedoch etwas lesbarer.)

  3. Platzieren Sie den Cursor am Anfang der ersten Überschrift und drücken Sie Strg + Umschalt + Ende, um alles bis zum Ende des Dokuments auszuwählen.

  4. Wählen Sie im Menü „Tabelle“ die Option „Sortieren“. Word zeigt das Dialogfeld Text sortieren an. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Klicken Sie auf OK, um die Standardeinstellungen im Dialogfeld zu übernehmen.

Wenn Sie die ersten beiden Schritte übersprungen und die Sortierung in einer anderen Ansicht als der Gliederungsansicht durchgeführt hätten, wäre jeder Absatz alphabetisch sortiert und daher neu angeordnet worden, sodass untergeordnete Absätze von ihren Überschriften getrennt würden. Mit anderen Worten, Sie würden ein Chaos haben. In der Gliederungsansicht werden die Überschriften der höchsten Ebene jedoch sortiert, wobei die untergeordneten Überschriftenebenen und der Haupttext berücksichtigt werden.

Wenn Sie nach Absätzen der Überschrift 2 sortieren möchten, sollten Sie auch die Gliederungsansicht verwenden. Sie müssen jedoch zuerst alle Absätze der Überschrift 2 auswählen, die einem bestimmten Absatz der Überschrift 1 untergeordnet sind, und dann sortieren. Sie erhalten dieselben Ergebnisse, unabhängig davon, wie viele Überschriftenebenen Sie in der Gliederungssymbolleiste anzeigen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (41) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Sortieren nach Überschriften.