Ein nützlicher Trick, den Sie beim Entwickeln einiger Dokumenttypen verwenden können, ist die Möglichkeit, die verschiedenen Teile des Dokuments anhand der von Ihnen verwendeten Überschriften zu sortieren. Sie können das Dokument beispielsweise nach Überschriften der ersten Ebene (Absätze, die den Stil Überschrift 1 verwenden) sortieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Wechseln Sie zur Gliederungsansicht. (Klicken Sie entweder in der Statusleiste auf die Schaltfläche Gliederungsansicht oder wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Ansicht und wählen Sie in der Gruppe Ansichten die Option Gliederung aus.)

  2. Reduzieren Sie mithilfe der Steuerelemente auf der Registerkarte „Gliederung“ des Menübands die Überschriften, sodass nur die Überschriften der ersten Ebene angezeigt werden. (Dieser Schritt ist nicht unbedingt erforderlich, macht den Bildschirm jedoch etwas lesbarer.)

  3. Platzieren Sie den Cursor am Anfang der ersten Überschrift und drücken Sie Strg + Umschalt + Ende, um alles bis zum Ende des Dokuments auszuwählen.

  4. Zeigen Sie die Registerkarte Home des Menübands an.

  5. Klicken Sie in der Gruppe Absatz auf das Sortierwerkzeug. Word zeigt das Dialogfeld Text sortieren an. (Siehe Abbildung 1.)

  6. Klicken Sie auf OK, um die Standardeinstellungen im Dialogfeld zu übernehmen.

Wenn Sie die ersten beiden Schritte übersprungen und die Sortierung in einer anderen Ansicht als der Gliederungsansicht durchgeführt hätten, wäre jeder Absatz alphabetisch sortiert und daher neu angeordnet worden, sodass untergeordnete Absätze von ihren Überschriften getrennt würden. Mit anderen Worten, Sie würden ein Chaos haben. In der Gliederungsansicht werden die Überschriften der höchsten Ebene jedoch sortiert, wobei die untergeordneten Überschriftenebenen und der Haupttext berücksichtigt werden.

Wenn Sie nach Absätzen der Überschrift 2 sortieren möchten, sollten Sie auch die Gliederungsansicht verwenden. Sie müssen jedoch zuerst alle Absätze der Überschrift 2 auswählen, die einem bestimmten Absatz der Überschrift 1 untergeordnet sind, und dann sortieren. Sie erhalten dieselben Ergebnisse, unabhängig davon, wie viele Überschriftenebenen Sie auf der Registerkarte Gliederung des Menübands anzeigen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (11238) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013 und 2016. Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Word finden Sie hier: Sortieren nach Überschriften.