Rob hat ein Dokument entwickelt, das eine Word-Tabelle enthält, die als Formular für die Verwaltung eines Projekts verwendet wird. Zwei Zellen in der Tabelle enthalten Dropdown-Listen mit Alternativen, die einen AutoText-Eintrag verwenden. Auf Robs Computer funktionieren die Dropdown-Listen einwandfrei. Wenn er das Dokument auf ein Netzlaufwerk überträgt, damit andere in seinem Büro darauf zugreifen können, ist die Dropdown-Liste nicht mehr verfügbar. Rob möchte, dass dies von den Maschinen anderer funktioniert, und fragt sich, was der Trick ist.

Der Trick besteht darin, zu verstehen, dass AutoText-Einträge nicht in Dokumenten gespeichert werden. Sie werden in Vorlagen gespeichert. Die Standardvorlage, in der sie gespeichert sind, ist Ihre Normal.dot-Vorlage. Da diese Vorlage nur auf Ihrem Computer verfügbar ist, sind die für das Formular erforderlichen AutoText-Einträge nur auf Ihrem Computer und nicht auf den Computern anderer Benutzer verfügbar.

Die Lösung besteht dann darin, eine neue Vorlage zu erstellen, die in Verbindung mit Ihrem Formulardokument verwendet wird. Speichern Sie diese Vorlage auf dem Netzlaufwerk und stellen Sie sicher, dass an das Formulardokument diese Vorlage angehängt ist (verwenden Sie Extras | Vorlagen und Add-Ins). Wenn Sie dann die für das Formular erforderlichen AutoText-Einträge speichern, speichern Sie sie in der speziellen Vorlage.

Die Chancen stehen gut, dass Sie beim Erstellen Ihrer AutoText-Einträge Ihre Vorgehensweise ändern müssen. Wenn Sie es gewohnt sind, Einfügen | zu wählen AutoText | Neu (oder Drücken von Alt + F3), um den Eintrag zu definieren, können Sie dies nicht mehr tun. Dies liegt daran, dass Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld „AutoText erstellen“ nicht angeben können, wo der AutoText-Eintrag gespeichert werden soll. es speichert es immer in Normal.dot.

Wählen Sie stattdessen Einfügen | AutoText | AutoText zum Erstellen Ihrer neuen AutoText-Einträge. Dadurch wird die Registerkarte AutoText des Dialogfelds AutoCorrect angezeigt.

Sie können Einträge hier einfach definieren, indem Sie einen Namen eingeben und dann mithilfe der Dropdown-Liste Suchen die spezielle Vorlage angeben, die Sie an das Dokument angehängt haben. Wenn Sie auf Hinzufügen klicken, wird der Eintrag in dieser Vorlage anstatt in Normal.dot gespeichert.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (298) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Bausteineinträge mit einem Dokument speichern.