Speichern von Bausteineinträgen mit einem Dokument (Microsoft Word)
Rob hat ein Dokument entwickelt, das eine Word-Tabelle enthält, die als Formular für die Verwaltung eines Projekts verwendet wird. Zwei Zellen in der Tabelle enthalten Dropdown-Listen mit Alternativen, die einen Building Block-Eintrag verwenden. Auf Robs Computer funktionieren die Dropdown-Listen einwandfrei. Wenn er das Dokument auf ein Netzlaufwerk überträgt, damit es für andere in seinem Büro zugänglich ist, sind die Dropdown-Listen nicht mehr verfügbar. Rob möchte, dass dies auf anderen Maschinen funktioniert und fragt sich, was der Trick ist.
Der Trick besteht darin, zu verstehen, dass Bausteineinträge nicht in Dokumenten gespeichert werden. Sie werden in Vorlagen gespeichert. Die Standardvorlage, in der sie gespeichert sind, ist Building Blocks.Dotx. Da diese Vorlage nur auf Ihrem Computer verfügbar ist, sind die für das Formular erforderlichen Bausteineinträge nur auf Ihrem Computer und nicht auf anderen Computern verfügbar.
Die Lösung besteht dann darin, eine neue Vorlage zu erstellen, die in Verbindung mit Ihrem Formulardokument verwendet wird. Speichern Sie diese Vorlage auf dem Netzlaufwerk und stellen Sie sicher, dass an das Formulardokument diese Vorlage angehängt ist.
Speichern Sie dann die für das Formular erforderlichen Bausteineinträge in der speziellen Vorlage. Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Baustein in der speziellen Vorlage zu speichern:
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Drücken Sie Alt + F3. Word zeigt das Dialogfeld Neuen Baustein erstellen an. (Siehe Abbildung 1.)
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Füllen Sie die verschiedenen Felder des Dialogfelds wie gewünscht aus.
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Verwenden Sie je nach verwendeter Word-Version die Dropdown-Liste Speichern in oder Speichern in, um anzugeben, dass der Baustein in Ihrer speziellen Vorlage gespeichert werden soll.
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Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.
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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (10340) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013 und 2016. Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Word finden Sie hier: